办公室实务（第2版）课件 项目五 常规办公室工作.pptx

项目五常规办公室工作;;任务描述;理论知识;一、接听电话的技巧;一、接听电话的技巧;;;马上请示

马上转达

马上决策;心平气和

耐心倾听

诚恳回应;按内容或项目进行分类归档

及时处理相关事项;任务实施;;;任务描述;由于着急，小林忙乱中没写存根，只在正文落款处盖了公章（骑年盖月，但章盖倒了）。小王拿着介绍信，没细看，就走了。

下午4点多，刘小姐与总经理开会回来，小林很高兴地向刘小姐汇报自己一天的工作。这时小王回来了，气呼呼地把介绍信往桌上一摔，说：“啥事也没办成！”

刘小姐了解了一下情况后，很生气地对小林说：“你上学时是怎么学的？”

小林不知道自己哪做错了，她不明白自己忙了一天怎么会是这样一个结果。

请帮助小林找出错误，并帮她开一张介绍信。;;;;一、印章;一、印章;一、印章;一、印章;;;;任务回顾：请帮助???林找出错误，并帮她开一张介绍信。

案例中的秘书小林面对没有领导人批准的用印申请单，必须请示领导，经请示同意签字后办理，否则不予办理。另外，介绍信的保管应同印章一样，牢固加锁，随用随开，而不能随意放在桌面文件夹里。再者，开具介绍信时，要将领用人姓名、去何单位、联系何业务、有效期限等内容填写清楚，在存根上也要加以记载，与正文要一致，并在落款处与骑缝线处加盖两次公章，盖章要端正、清晰。;;;任务描述;接收邮件;一、接收邮件

;;（一）撰写与发送电子邮件;;;任务回顾：请帮助见习秘书小毛正确签收当天的邮件。

对于当天的邮件，见习秘书小毛可以这样处理：

（1）清点

首先清点一下邮件的数量。

（2）将邮件进行初步分拣

先把私人信函、标有密级的邮件放在一起，余下的邮件按部门分开。

（3）及时拆封

邮件分拣后，秘书应抓紧对属于自己处理的邮件予以拆封。当然，上述如私人信函、有密级的文件以及其他部门邮件小毛是不能拆封的。在拆封过程中，应当掌握一定的技巧和注意事项。

1）拆邮件时，要小心别剪到里面的信纸。可在邮件的底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下部，然后使用开封刀进行开封，以避免出现剪破信纸的问题。

2）邮件拆封后，应把每封信里面的文件都拿出来，然后按顺序叠好，连同信封一起用回形针或曲别针别好，而不能在拆封后随意把文件摊在桌子上，以免把文件给弄乱了。

3）对于已经误拆的信件，应在邮件上注上“误拆”字样，并封好。秘书应及时向收信人道歉或予以说明，如果无法直接见到收信人，要将信件连同信封装入本单位的信封里，在上面注明“对不起，误拆”字样，并注上自己的姓名，转呈收件人。

;;;任务1描述;任务2描述;;;;;;

4.小额现金的管理注意事项

;二、用车管理;二、用车管理;二、用车管理;任务1回顾：请帮助秘书小贾正确进行小额现金管理。

秘书小贾在对小额现金管理中存在很多问题，他应从以下几个方面加以改进：

1）办公室的小额现金不能随便放在办公抽屉里，这样存在很大的安全隐患；应将钱锁在保险柜里，如数额大，最好存入银行，办公室不能留存太多现金。

2）让小马去购买计算机配件，应该进行小额现金申请，并向领导进行请示。

3）秘书小贾在支付小赵办公费时的做法违反了小额现金管理操作程序；应该先由小赵向领导提出购买申请，填写相关凭单，经领导签字同意，秘书小贾予以认真审核后，才能支付给小赵。另外小赵把发票交回后，秘书小贾应在小额现金账簿上进行登记。

4）秘书小贾将小额现金当做差旅费借给主任是不正确的，小额现金不能等同于差旅费，二者用途是不同的。秘书小贾应按相关规定到财务部门为主任预支差旅费。

5）每次上交的票据，应按规范进行签字并进行分类归档，否则容易导致账目混乱。

6）要及时进行小额现金账目登记，清楚显示小额现金支出额与现存额，当小额现金支出达到一定额度，或现金存量不足时，能够及时提示进行报销和申请补足小额现金，保证单位工作顺利开展。;任务2回顾：北京盛大公司来沪进行考察，并签订合作协议，销售部申请用车，公司秘书应如果处理此事？

1）秘书首先要判断用车事由是否符合用车要求：合作单位来单位考察，属于公司公务活动，属于公务范畴，可以派车。

2）本次公务活动因销售部而产生，指导销售部填写《公务用车申请单》，报上级批准；

3）《公务用车申请单》得到批准后，秘书应填写《派车单》，通知车队，做好准备。;;;任务描述;;;;二、接待工作的原则;1．已预约来访者的接待;2．未预约来访者的接待;（1）了解来宾情况

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