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合同档案管理制度

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合同档案管理制度

一、总则

为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、项目合同文本（包括采销合同）、项目设计方案、相关会议记要、项目验收资料等。

三、合同档案管理原则

1、合同档案实由公司商务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、商务部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料。

3、财务部视具体情况可留项目合同复印件做为催收货款使用。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交商务部。

2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向商务部移交。

3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

4、合同