档案管理存在的问题及解决方案.docxVIP

档案管理现状

一、 集团档案管理目前存在的主要问题：

（一）各部门应移交集团档案室的档案归档范围不够明确，使得各部门不清楚哪些档案应移交集团档案室存档。

（二）《档案管理制度》的执行力度不够，缺少执行监管。

（三）公司早期资料缺失严重。

（四）档案借阅审批流程繁琐，遇到一些工作比较紧急情况时，无法及时完成借阅审批。

（五）权限设置不够合理，某些部门（审计）因工作需要常需查阅大量档案，但因权限的限制，每一类档案都进行借阅流程，影响工作效率。

（六）档案系统：

档案系统缺少关键字检索功能，不方便搜索。

一次借多种档案时，必须在不同类别的档案库中分别发起借阅，不能合并起一个借阅，使用比较麻烦。

公开类档案（证照类）无法发起借阅。

二、 存在原因

（一）对于各部门档案状况了解不够，《档案管理制度》的编制缺少针对性及可操作性。

（二）对《档案管理制度》的执行缺少有效的监督措施。

（三）由于公司早期对档案缺乏有效的管理，造成历史资料缺失严重。

（四）档案系统的设计？

三、 未来管理规划

（一）对现行《档案管理制度》进行有针对性的修订：

广泛征求各部门意见，深入调查，根据各部门实际情况对档案的归档范围进行明确规定；

对《档案管理制度》的执行增加相应的监管措施。

对缺失的早期历史资料咨询相关部门和当事人，尽量补齐？

（二）建议各部门（项目公司）设置兼职资料员负责本部门的档案收集整理、查询借阅流程的发起及上报集团档案室归档，与集团档案主管进行对接。各部门兼职资料员在每月规定时间上报本部门当月的收文纪录，以备档案室检查该部门当月归档档案的齐全与否。

（三）对工程项目的档案加强过程监控，不定期到项目进行检查，以保证该项目档案的及时完整性，以便于最后竣工资料的移交。

（四）为加强对各项目竣工资料的监管，建议设立各施工单位的结算审批流程，在由预算部门同意结算付款前，先经档案主管审批，确认该施工单位竣工资料完整有效并移交完毕后，方可与该单位办理结算。

（五）在保证档案借阅安全的前提下，对审批流程重新梳理，对一些特殊情况制订相应措施（先和相关领导电话沟通？）。

（六）档案查阅权限的设定还需和相关领导商讨如何设置。

（七）之后档案加工如何进行？

（八）档案系统的改进升级？