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档案目录组织方法

一、档案分类目录的组织

档案分类目录的组织包括条目排列、参照卡和导卡的设置、字顺类目

索引的编制几个方面。

1.

条目排列

将已经著录的条目按分类号的顺序排列起来，对同一类号的条目再按

时间顺序、题名、责任者字顺等其他特征排列。

2.

参照卡

用于揭示类目间相互关系，指引利用者准确查找到所需档案。分为：

①一般参照卡。用来表示类目的注释或说明分类规则。可告诉利用者，

此类只收什么档案，什么档案本类不反映，应到哪个类去查找。

②直接参照卡（又称单纯参照卡）。用来指引利用者从未被采用的类

目到被采用的类目查找，参照符号用〃见〃表示。

③相关参照卡。用来表示类目间的交叉关系，用〃互见〃作参照符号。

参照卡可单独编制，也可与一般导卡合编。

3.

导卡

也称指引卡，是一种上端有耳状突出的卡片，用于揭示分类目录的

结构及其逻辑体系，指导人们在目录内迅速准确地查到所需档案卡

片。分为：

①一般导卡。帮助利用者在目录内迅速找到所需的那个类。一般可

在每一类前放一张概括本类内容的导卡，在耳状突出处标明类号及

类目名称，其下注明该类直接下位类类号及类目名称。

②特殊导卡。将某些重要档案的卡片突出推荐。

4.字顺类目索引

将分类目录的类目按字顺排列起来，提供从字顺主题入手查找档案

的途径，提高分类目录的利用效率。分直接索引和相关索引两种，

其中相关索引用处较大，其编制方法如下：

①对类名进行规范化处理，将之转化为标题形式；

②补充分类表中未列的概念，如类名同义词、表中未收的新学科、

新事物或其他重要概念等；

③编制索引款目，对两个或两个以上主题的类目分别编制款目;

④对某些款目词实行轮排，使同族概念集中，并提供多条检索入

口；

⑤将所有的索引款目按字顺排列。

二.档案专题目录的组织

档案专题目录是集中揭示有关某一专题档案内容的检索工具。它不受

全宗的限制，有利于按专题查找档案材料，对于科学研究，解决某些

专门问题很有帮助，是档案部门进行定题定向服务的有效工具。

档案专题目录的编制程序如下：

1.

选题

应根据各项工作的需要、利用者的某一特定需要，从本馆所藏档案材

料的具体情况出发，选择具有现实利用价值的专题。选题是决定专题

目录能否产生较大效益的关键，分被动选题和主动选题两种方式。

被动选题是根据主管部门下达的任务或有关部门提出的委托进行选

题；主动选题是根据当前的中心工作、社会生活的重大事件及各项工

作的具体要求，结合本馆所藏档案状况和人力、物力等自主选题。

选题的基本原则是要尽量满足当前需要，以重大课题为主,兼顾一般

要求，量力而行。

2.选材

有关某一题目的档案数量往往很多，这些档案可能涉及到好几个全

宗，各全宗中所含有关该专题的档案的数量和角度不同，需对这些

材料进行挑选，挑出能够反映专题本质的有价值的材料，既不遗漏

有用的档案，又防止充塞许多对本专题意义不大的档案。可以利用

现有的检索工具选材。

3、著录

对选好的材料进行著录，也可借用分类目录中的卡片。

4、排列

一般按分类号排列，也可按时间、地区等标准排列，根据所收档案

的特点而定。

三、档案主题目录的组织档案主题目录是根据档案主题法的原理，

按档案主题词的字顺组织起来的目录。主题目录不受全宗和分类体

系的限制，直接从事物出发按字顺查找所需档案，灵活性强，便于

进行特性检索，但系统性不如分类目录。其编排方法如下：

1、标题形式的选择

标题形式有单一标题、复合标题、倒置标题等。单一标题是由一个主

题词构成的标题，如〃经济改革〃、〃粮食〃等。复合标题是由两个

以上具有逻辑关系的主题词组配而成的标题，主题词之间为概念限定

关系时，用短横连结,如〃小麦一种子一繁育〃；若为概念相交关系，

则用冒号连结,如〃生产作物：经济作物〃。倒置标题是将主题词中

的定型词提前，提供族性检索的机会，如〃飞机，超音速〃，这种标

题形式有利于同族事物的集中。对一个主题概念的表达，在同一个目

录中只能采取一种标题形式，须根据需要选择适当的标题形式。

2、主标题与副标题的确定

主标题反映的是档案的中心主题，是查找档案的主要依据，提供检索

入口；副标题是对主标题的限定或说明，起细分作用。应选择具有独

立检索意义，符合利用者检索要求，档案中较详细论述了的主题词作

为主标题。

3.

将著录卡片按字顺排列先按主标题字顺排，主标题相同的，按副标

题字顺排；主标题和副标题都相