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会议管理方案

•会议管理概述

•会议筹备管理

•会议执行管理

•会议评估和总结

•会议管理工具和技术

•案例分享

contents

目录

01

CATALOGUE

会议管理概述

目的

会议的目的多种多样，包括传达信息、

讨论问题、制定决策、协调工作、促

进合作等，是组织或机构内部进行信

息交流和决策的重要手段。

定义

会议是一种组织或机构内部进行信息

交流、讨论、决策和协调工作的活动，

通常由主持人主持，参与者包括组织

内部成员或外部相关人员。

会议的定义和目的

类型

会议可以根据不同的分类标准分为多种类型，如按照规模可以分为大型会议和小型会议；按照议程可以分为常规会议和特别会议；按照形式可以分为面对面会议和在线会议等。

级别

会议的级别可以根据组织或机构的层级和重要性分为不同级别，如高级别会议、中等级别会议和低级别会议等。

会议的类型和级别

作用

会议管理的作用包括规划和控制会议进程、确保会议信息的准确性和完整性、提高决策的科学性和合理性、加强组织内部的沟通和协调等。

意义

有效的会议管理可以提高会议的效率和效果，促进组织或机构内部的沟通和协调，推动工作的顺利开展。

会议管理的意义和作用

02

CATALOGUE

会议筹备管理

会议目的应具体、明确，有助于

参会人员了解会议期望达成的成果和效果。

确保会议主题明确，与会议目的

相一致，有助于参会人员更好地理解会议内容和目标。

确定会议主题和目的

设定会议目的

明确会议主题

预定适宜场所

根据会议规模和需求，预定适宜的会议场所，提供足够的设施和服务，确保会议

顺利进行。

选择适宜时间

根据参会人员的时间安排和会议议题的重要程度，选择合适的会议时间，确保参

会人员能够充分参与。

确定会议时间和地点

设计会议议程

根据会议主题和目的，设计合理的会议议程，确保涵盖所有重要议题和讨论内容。

制定日程安排

根据参会人员的时间安排和会议议程，制定详细的日程安排，明确每个议程的时间节点和负责人。

制定会议议程和日程安排

确定参会人员和分组讨论形式

根据会议议程和参会人员的专业背景，确

定分组讨论的形式，以提高讨论的针对性

和效率。

根据会议目的和议题，确定合适的参会

人员，确保他们具备相关的专业知识和

经验。

VS

确定参会人员

分组讨论形式

根据会议议程和参会人员的需要，准备相关的会议材料，如背景资料、报告、演示文稿

等。

检查设备设施

检查会议场所的设备设施，确保投影仪、音响、麦克风等设备正常运行，以满足会议需求。

准备会议材料和设备

准备相关材料

03

CATALOGUE

会议执行管理

为参会人员提供指引、安排座位、分发会议

资料等接待服务，确保参会人员顺利参加会议。

为确保参会人员准时参加，会议开始前应进

行签到，并记录参会人员信息。

会议签到和接待工作

会议签到

接待工作

主持人和主讲嘉宾的邀请和安排

根据会议主题和议程，邀请相关领域的专家或企业领导作为主讲嘉宾，分享经验和见解。

选择具备主持经验的人选，负责会议的全程主持和协调工作。

主讲嘉宾

主持人

控制时间

确保每个议题按照预定时间进行，避免议程拖延或提前结束，保证会议的顺利进行。

制定议程

根据会议主题和目的，制定详细的议程安排，包括时间、议题、发言顺序等。

会议议程的执行和控制

分组讨论会的组织和管理

分组讨论会的主持人应引导讨论方向，确保讨论内容

与会议主题相关，并鼓励参会人员积极参与。

根据参会人员的专业领域或兴趣，将参会人员分成若

干小组，进行专题讨论。

分组方式

讨论引导

会议记录和纪要的整理

04

CATALOGUE

会议评估和总结

参会人员的反馈和评价

收集参会人员对会议组织、议题内容、讨论质量等方面的满意度反馈，以了解会议效果。

制定评价量表，让参会人员对会议的各个方面进行评价，以便对会议进行全面评估。

鼓励参会人员提出对会议的意见和建议，以便改进未来的会议组织和管理。

参会人员满意度

意见和建议

评价量表

01

整理会议产生的文件，包括会议纪要、报告、决议等，以便存档和查阅。

将会议成果及时发布给相关人员，确保信息的及时传递和共享。

汇总会议上达成的议题成果，包括决策、建议和行动计划等。

会议成果的汇总和整理

议题讨论经验总结

评估议题讨论的深度和效果，为未来会议议题的设计和引导提供参考。

组织经验总结

总结会议组织过程中的经验和教训，以提高未来会议的组织效率。

沟通经验总结

分析会议中的沟通方式和效果，以提高未来会议的沟通质量。

会议经验和教训的总结

改进建议

根据效果分析和经验总结，提出改进

未来会议的建议，以提高会