会议管理程序文件( 8页).docxVIP

名翔恿线股分有

限公司

制订日期：89年10

月26日

会议管理程序书 文件编号MS-M2-0103

颦日页次第1页共5页

目为达成公司政策之一贯性，目标之明朗，掌握工作之进度及预算费用执行状况及跨部门的工作协调，能配合客户之要求，提供更好

的产品与服务。

本公司之各项会议均合用之。

名翔恿线股分有

限公司

会议管理程序书 文件编号MS-M2-0103

制订日期：89年10修订日期:

月26日年月

「板次:A.°页次第2页共5页

E版

四、权五、作业

流程

单

No流程

六、作业内容

Who，When,Where?How

tod,oWhat

七、参考文

件

八、应用窗体

总经理灯会议6?1会议需求

室需求(；.l.1定期召开之例行会议

6?1.1.依1工soMl定之管理审查

会议。

6.1.1.营2业目标未达成时。

总务人计划/

事组修订

6.LL执3行项目时，跨部门之工作协调与沟通；项目完成时。

不定期召开之工作会议不列入计划中。

6.2计划/修订

(；?2?1总务人事组主管于每年

十二月汇集董事长、总经理、

各部门主管与管

理代表下一年度预定召开之各项会议内容，如日期、时间、地点、与

会人员预会议主题等相关数据，排定年度会议计划

表”(MS-G4-0106)

如附件1,呈总经理审核。

6.2.2总务人事组主管依总经理裁示，进行计划之修订。

总经理由审核

3审核

总经理依年度政策之需求及掌控工作进度之需求，审

核年度会议计

划表〃(MS-G4-0106)如附件I而核可，进入流程,进行发布实施

作业若未核可，则回到流程R,进行计划修订作业。

年度会议计划表

(MS-G4-0106)

年度会议计划表

(MS-G4-0106)

总务人

［发布6.4发布实施

文件与数据管

年度会议计划

事组

实施4

.4.1总务人事组主管依【文

件与数据管制程序书】

(MS-M2-0501)之相关规定将年度会议计划

表(MS-G4-0106)如附件1办理公告，并其分发

制

程序书

(MS-M2-0501)

表

(MS-G4-0106)

给董事长、总经理、各

部门主管、各单位主管与管理代表，由各会议

召集人据以召开会议。

名翔恿线股分有

限公司

会议管理程序书 文件编号

MS-M2-0103

制订日期：89年修订日期:

月26日年月

版次：A.0

E版

第3页共5页

四、权五、作业

责前程

_单枚51流程位

六、作业内容

Who，When,Where,How

tod,oWhat

七、

参考文件

八、应用窗体

相关单位总务人事组

通知

相关单

会前

准备

6.5通知

各会议召集人依各会议所需之前置时间，以电子邮件、传真或者亲自送

交方式，分发会议通知单”(MS-M4-0108)如附件2给各会议之预会

人员，若有变更则另行以电话通知，若为每周召开一次之会议，由各

会议召集人直接通知各会议之预会人员，不需分发会议通知单〃

(MS-M4-0108)如附件20

不定期召开之会议，各会议召集人决定会议之日期、时间与地点前，

应避开固定会议召开之日期、时间与地点，若需使用总公司二楼会议

室，须先联络总务人事组事务员，确认可以使用后，依本作业内容

之相关规定，通知各会议之预会人员。

6.6会前准备

各会议召集人于召开会议前，依会前准备清单〃(MS-M4-0in)如附

件3,进行各项会前准备事宜，各预会人员依职务所需或者主管指派，

准备会议所需之资料与文件。

会议通知单

(MS-M4-0108)

会前准备清单

(MS-M4-0111)

相关单位

会议1

召开，

$.7会议召开

7.1各预会人员于会议召开时间，准时预会，主席依会议程序依序进行。

.会1议程序：

A主席宣布会议开始B主席致词

C上次会议决议事项检讨报告

D讨论事项

名翔恿线;限公

股分有司

会议管理程序书 :

史件编号b

IS-M2-0103

制订日期：89年10修订日期：版次：A.0月26日 年月E版

页次3

常4页共5页

四、权责单

位

.五、作业流程

六、作业内容

Who，When,Where,Howtod,oWhat

七、参考文件

八、应用窗体

No

流程

相关单位记录/修正E暂时动议F

相关单位

记录/修正

E暂时动议

F结论

G散会

.注2意事项

A各预会人员应于会议开始前10分钟完成签到。

B各预会人员若因故可能迟到，应于会议开始前与各会议召集人联

络报备，未报备者依公司差勤之相关规定论处；若因故无法预会

时，应于会议开始向各会议召集人请假，若未经准假而无故不到

者，依旷职论处。