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应掌握的应用文写作基础知识

（一）公文格式

1、行政公文的格式的概念：行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用纸规范和

印制规范的总和。

2、行政公文的格式的内容：2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》

第三章第十条对行政公文的格式做出了规范性的规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、

紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文

日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”现行的

行政公文[除命令(令)、公告、通告、会议纪要等以外)的格式一般由文面格式、用纸格式和

印装格式三部分组成。

行政公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(又称

“间隔横线”)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含红色反线)以下的各要素统称主

体；置于主题词(包含主题词)以下的各要素统称版记。

（1）眉首：眉首又称文件头，位于公文首页上部，用套红印刷，占首页的三分之一或

五分之二；一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、

红色反线等部分组成。

秘密等级和保密期限。为了有效保证公文在传递、处理过程中的国家秘密的安全，涉

及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。秘密公文分为绝密、机密、秘密三级，其中“绝

密”、“机密”级公文还应标明份数序号。

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紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需同时标识秘密

等级，则紧急程度在下，秘密等级在上。

发文机关标识。发文机关又称版头，用红色标识居文件头部分正中，一般有两种形式：

一种是由发文机关名称和“文件’’二部分组成，如“北京市人民政府文件”；另一种是只

标明发文机关名称(适用于信函式格式)，如“xx省人民政府”。发文机关名称要用全称或

规范化简称，如果是几个单位联合行文，主办机关排列在前。

发文字号。由发文机关代字、年份和序号三部分组成。联合行文一般只标明主办机关

的发文字号。

签发人。签发人是指代表发文机关核准、制发该公文的负责人，是公文生效的具体责

任者。上行文(包括上报的“请示”“意见”“报告”)应当在首页注明签发人、会签人姓名。

红色反线(又称“间隔横线”)。红色反线是一条较粗的通栏红线，位于“发文字号”

与文件主体部分的“标题”之间，把文件头部分和正文部分分开。一般政府机关公文用一

条通栏红线，党的机关文件在通栏红线正中加一颗红五星做标志。

(2)主体：是文件的主要部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印

章、附注、附件八个部分。

标题。公文标题的三要素：完整的公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成。如

《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》(国办发[1999]61号)，发文机关是

“国务院办公厅”，事由是“表彰奖励中国女子足球队”，文种是“通报”。

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公文标题的核心要素：“文种”是公文标题的核心要素，同时也是不能省略的要素。

公文标题除了采用三要素齐备的完整式标题形式外，还可以采用省略式标题形式。省

略式标题包括以下三种情况：一是省略发文机关的标题，如《关于严厉打击传销和变相传

销等非法经营活动的意见》，通常有文件版头的公文（主要指上行文），标题不必再重复发

文机关；二是省略事由只由发文机关和文种组成的标题，如《中华人民共和国主席令》、《中

国人民银行通告》等；三是省略发文机关和事由，只有“文种”一个要素的标题，如《通

告》、《公告》，这类标题一般适用于内容较单一的公布性、知照性公文。

注意：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。对于转发文，

除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。

转发上级机关的文件，如果标题过长，可以自拟事由摘要转发；如果是层层转发的文

件，可以只转发首发机关的名称。

例题：

1、国家税务总局转发了国务院题为“关于做好税制改革工作的通知”这一文件，自治

区地税局再转发给各盟市地税局，盟市地税局再进行转发时，写成了《通辽市地方税务局

关于转发内蒙古自治区地方税务局关于转发国家税务总局关于转发国务院关于做好税制改

革工作的通知的通知的通知》，如何修改。