会议的策划与准备.docx

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会议的策划与准备

会议的策划与准备

会议的策划与准备

1:需要做些什么?会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的相关信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。2:谁来筹划会议?从秘书到公司总裁，每个人多多少少都有可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。会议筹划者的职责：

作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。◎善于与人沟通◎善于解决各项问题◎善于协调各种关系◎注重细节◎能够管理会议财务具体事宜◎熟悉酒店运作◎能够安排恰倒好处的菜单◎能够熟练操作电脑◎能够熟练地与视听服务公司打交道◎能妥善接待贵宾和外国客人◎熟知各种礼仪◎行事果断、执着会议筹划者的任务：

◎制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标◎制定落实会议议程◎了解可供使用的场所和设施情况

◎选择或提议合适的场所◎检查并比较各项设施◎安排交通事宜◎协调会务工作人员的活动◎招收、培训会务人员和广告人员◎制定可行预算或按既定预算安排有关工作◎确定各项工作的时间安排◎视察选定的场所和设施◎与各有关方面进行接洽(运输公司、民航铁路、礼

仪公司等)◎确定会议印刷品公司◎安排食品、酒水、饮料有关事宜◎讨价还价◎同会议发言人和各位参会贵宾进行联系3:主要会议类型：

◎销售会议：

一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。◎年会：

可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

◎产品发布会：

是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。◎研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会

者相互交流并有意见反溃◎专业会议：

是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。◎奖励会议：

是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。◎培训会议：

一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。4:会议筹划步骤：

◎目的和目标：

确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：

1.培训2.通知3.教育4.探讨问题5.做决策6.引入新事物或介绍新人员7.激励8.开发9.展示10.促进与改善11.解决问题12.讨论如何赢利13.赢利5:在你筹划一个会议时，你最好

向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：

◎预计召开会议的日期;◎会议预计召开几天;◎打算在什麽地方召开会议;◎会议形式或程序是什麽;◎需要多大的场地;◎以前开过这样的会议吗?结果如何;◎将有多少人到会;◎会议预算是多少;◎会议筹委会及参会者对费用开支很在意吗?◎打算选用什麽级别的酒店和设施;◎打算选用最高级的房间标准是什麽;◎谁来制作会议邀请函;◎会议需要向与会者打印相关资料吗?◎会议的发言人有哪些?◎会议需要什麽样的视听及相关设备;◎需要食品、饮料的酒会、招待会有几

次;◎与会者可以携带家属吗?◎打算为参会者安排一些特别活动吗?打算为参会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为参会者的家属安排一些特别活动吗?◎有谁来承担这些活动的费用。

附送：

附送：

会议策划书

会议策划书

一、策划书名称尽可能具体的写出策划名称，如“×年×月××活动策划书”，置于页面中央，当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。

二、活动背景：

这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述;具体项目有：

基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析(SWOT分析)，将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。如环境不明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。

三、活动目的、意义和目标：

活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚;在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义(经济效益、社会利益、媒体效应等)都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要