总经办工作规范及标准样本.doc

总经办工作规范及原则

一：会议工作管理实务

1、会前准备工作

1.1、总经理有关会议需要事先理解会议目，会议规模，与会人员名单，出席会议对象，明确会议标语、资料。时间、地点、日期，会议议程、重要内容、主题、执行人、主持人。还要会议资料、设备和场地规定，会议组织环节。

1.2、将规定每项工作都做好记录，留有备份，会议当天要带在身边。

1.3、精确地拟定会议议题、名称、规格、和原则。

1.4、合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

1.5、掌握选取会议场合程序，选取并预定适当会议场合。

1.6、掌握会场座位排列办法和会场布置方式，精心布置会议现场。

1.7、及时告知参会人员，准备会议文献和制作会议证件。

1.8、安排电话会议和视频会议，减少会议开支。

2、会间组织服务工作

2.1、安排与会人员签到，记录到会人数和缺席人名单，引导到会人员就坐，以便与会人员找到座次。

2.2、安排会议发言，抓紧催交发言稿和掌握发言稿印刷状况，以保证发言稿能在发言前复印妥当并提前送一份给发言人。

2.3、做好会场后勤保障，适量放些钢笔，纸张，以备应用，会议期间应有饮水等供应

2.4、按规定出席总经理、副总经理主持会议，并作会议记录和纪

要

2.5、检查清理睬场和整顿睬议文献。

2.6、传达会议决策，撰写会议总结和结算会议经费，估会议效果。

2.7、应依照领导意图，按照会议性质，拟定照相规模和参照范畴，联系好照相师，安排好照相位置。

2.8、搞好现场指挥，以保证大中型会议集体照相活动有条不紊顺利进行。

2.9、做好会议特殊状况解决，如变更会场，调节议题，增长会议人员等，因此规定工作人员始终在场，采用应急办法，做好暂时调度工作。

3.会后组织解决工作

3.1、整顿好会议记录编发会议报告和整顿睬议纪要根据。

3.2、印发会议纪要和决办事项告知，会议纪要写好后，就要发给关于部门执行，同步也避免日后查找翻阅原始会议记录。

3.4、安排与会人员离场，回收需要收回会议文献。

3.5、做好会议文献归档，与会议事项贯彻。

4.电话会议解决工作

4.1、事先拟发会议告知，及时告知参加会议单位和关于人员，并规定与会单位和与会人员准时到电话会议开通会议听会。

4.2、会前要及早与电话管理部门联系，拟定开会详细时间，以使电话管理部门及早做好准备

4.3、做好主会场组织服务工作，贯彻好与会单位和人员名单，贯彻会议发言人发言稿，做好服务工作。

4.4、开会前要按应到会名单点名，检查各地分会场会议状况，并将状况及时向会议主持人报告。

4.5、召开电话会议电话应加保密设备，保证会议内容不泄露。

二：文书档案管理工作实务

收文解决

收到文献后要在对方文献投递单或文簿上签字，以示收到。

收方办公室文秘在接受文献时，亦可向发文单位出具收条。

拆分文献之前要对所有文献进行分拣，拆分要细心，注意保护好封内文献完好，注意吧封内文献倒净。

取出文献要单独放置，不要与解决过文献或其她文献混淆在一起。

检查文献上主送单位，来文单位与封皮所写与否相符。

来件如未装订，拆封当时就要整顿好，以免一种完整文献误分两处。

注意封皮保存运用。

封内装有回执单，应在回执单上签收并及时将回执单退回来件单位。

理解审（签）批内容，拟出初步意见，报告公司领导。

1．10、分管领导召开有关部门会议，理解详细状况，拟出详细办理意见，报公司领导。

2.发文解决

2.1、拟稿即撰写文献草稿或草稿，，要注意标题要醒目，主题要明确，要一事一文。

2.2、可发可不发文献坚决不发，看与否通过关于部门审核，与否经办公室审核，登记。

2.3、签发文献时，要先审再发，签发格式涉及核准姓名，签发日期三项，缺一不可。

3.文献管理

对所有文献先辨认，后分类登记，再分别办理。

普通传阅文献，盖收文章，填写收文簿，放置在传阅文献夹内，按部门传阅。

待解决文献，做好收文记录，填写办文单，经理阅处后送至有关业务科室办理。

3.4、接到会议告知及文字资料时，做好记录，及时送经理阅示，依照经理批示告知有关人员参会。

3.5、重要和急办文献，跟踪催办。

办理成果反馈有关部门及重要领导。

关于部门依照上级文献精神及实际工作状况起草文献。

秘书对发文稿件审核校对后送总经理签字。

登记文献并留发文稿及两份文献存档。

3.10、收集应归档文献材料，保证文献齐全完整。

3.11、判断文献与否归档，慎决文献去留。

3.12、相应归档文献进行分类（综合类、人事类、机构类、工资类），并拟定归档期限（永久、长期、短期）。

3.13、盖档号章，编制页码，制作归档文献目录。

3.14、按件号装盒、上架；无需存档文献及时销毁。

三：参谋辅助协调与督查工作实务

1.参谋原则及要领

1.1、文秘重要职责是辅助领导决策，因而，服务于领导及其所从事事业，为其所参，为其所谋。

1.2、还要敢于实