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办公用品档案管理

目录

TOC\o1-3\h\z\u第一节档案管理人员及职责 1

第二节档案管理流程 4

第三节产品详细资料管理 12

第四节档案管理制度 16

第一节档案管理人员及职责

一、档案管理部门职责范围

1.负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术图书资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。

2.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业档案管理制度。

3.负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。

4.做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。

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二、档案工作人员岗位职责

（一）公司分管档案工作的领导的档案管理职责

1.主管公司的档案管理工作，熟悉并贯彻执行《档案法》等法律、法规、条例和规定。

2.掌握档案信息情况，组织推广档案信息的开发利用，解决公司档案管理中的重大问题。

3.督促档案管理部门建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的库房和设施，采用现代先进的技术设备，确保档案管理的有效进行。

4.听取档案管理部门关于档案工作的汇报，了解情况，检查、指导档案管理工作。

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（三）档案管理部门负责人管理职责

1.在上级业务部门和本单位分管档案工作的领导的指导下，负责档案业务工作的管理，定期召开档案管理工作会议，传达上级指示精神，布置、检查、总结工作。

2.带头贯彻执行国家《档案法》等法律、法规、先例及规定，组织制订公司档案管理制度。

3.根据上级业务部门及公司的工作安排，负责起草年度档案工作计划和档案工作发展规划，熟悉档案管理各岗位人员的职责和工作质量，安排和组织好档案管理的业务培训，不断提高业务水平。

4.及时检查和总结档案管理工作，经常向主管领导汇报工作。?????

（三）档案管理部门专职或兼职档案员岗位职责

1.在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为公司各项工作服务。

2.熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。

3.保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。

4.努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及公司“大事记”等有关汇编材料。

5.协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。

6.严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。

7.参加有关工程项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验，并做好记录。

8.负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。?????

9.积极完成领导交办的其它工作。?????

（四）各部门或单位负责人档案管理职责

负责抓好本部门或单位的档案工作，检查、督促本部门、单位兼职档案员和有关人员把工作中形成、积累、整理的档案资料，按要求定期向档案管理部门移交归档。

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（五）各部门或单位兼职档案员档案管理职责

1.做好本部门或单位档案资料的收集、整理、分类、保管工作。

2.及时将文件材料归档，按各类档案的归档范围和归档时间，定期向档案管理部门移交。

3.积极参加公司档案管理网络组织的各项工作、学习活动。

4.严格遵守上级和公司的档案管理制度，做好保密工作。

第二节档案管理流程

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1.档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2.档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1.行政人事部：

（1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

（2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

（3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

（4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

（5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

（6）负责组织学习和培训档案