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商务信函有哪些类型

篇一：商务信函的格式和范文

商务信函的格式和范文

商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，

在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主

要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、

联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具

体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、

索赔函等多种。

文种特性

〔一）语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业

领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务

信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函

应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热

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情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购函，完

全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华

丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切

中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、

清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、

地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加

清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

（三）态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都

要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如

果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自

然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌

用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境

的态度。

（四）主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容

集中单一，围绕公务，突出主旨。

（五）格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有

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署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语

或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符

合对方的语言规范和习惯。

（六）地位平等性

商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平

等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相

待。

（七）要求时限性

商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函

都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的

信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图

文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。

（一）信头

信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、

称谓、收信人地址和单位等组成。1发信人名称及地址

发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详

细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传

真、网址等商务联系信息。

2．标题

作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企

业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。

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标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。

事由要求

概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文

的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种

形式：

(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付

打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

(2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该

信函的内容，如“事由：机动车索赔”。3函号

函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信

函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和