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档案管理系统
1.1项目目标
按照“统筹规划、统一标准,业务协同、信息共享,分类指导、安全有序”的原则,建成“数据省级集中、服务向下延伸、信息全国共享”的档案管理服务信息系统和资源库。
1.2软件功能规划
一级模块
二级模块
功能规划
文件管理
文件管理
需支持实现对单位一些常用文件及制度的管理,包括文件范围的查看、对文件的搜索等管理功能。
档案管理
档案收集
需支持系统收集各种文件材料到档案系统中,需支持“批量导入”与“人工输入”两种数据录入方式。
接收管理
需支持档案管理员录入归档文件材料,和对归档文件进行整理的功能。
归档管理
需支持在系统中对收集到的数据进行归档前的整理编辑工作,并支持对文件进行查询、统计以及表单输出打印的操作。
档案整理
系统需支持对已归档数据进行管理的功能,具体包括档案数据添加、编辑、删除、检索、打印、拆分、批量修改、排序、查有没有电子文件记录、查散文件、查重文件、自动提取、条码批量生成等。
档案调整
需支持对案卷进行分卷、合卷、拆卷、插卷、卷内顺序调整、重新生成档号,并支持用户进行快速档案调整。
分层显示
档案需支持按案卷分层显示,且档案类别的案卷与卷内档案需显示在一个页面上。
档案保管
库房管理
1.系统需支持对库房的管理功能,支持按权限管理库房,并能通过可视化的界面查看档案所在的位置、进行档案的借出、归还、查看。
2.系统需支持对库房的设备进行登记和管理,支持对库房温湿库管理,以便管理员能更好的了解库房的情况。
虚拟库房管理
1.以图形方式模拟显示库房的基本结构并显示具体的档案数据,可以在虚拟库房上实现对档案的查看、借阅、归还等操作。
2.支持对多库房的虚拟管理。
3.支持对虚拟库房的库房结构和档案盒显示标签自定义。
4.支持在虚拟库房中对档案进行借阅利用操作。
档案鉴定
档案鉴定
系统需支持档案到期后的作废处理功能,具体包括申请、审批到最后的处理(直接销毁或者更改保存期限继续保存)的过程管理。
档案利用
档案利用
需支持通过权限,实现对档案的利用登记、归还、续借、催还。
档案检索
1.支持利用OCR识别技术,对电子档案内容进行检索。
2.支持数据智能检索功能,对检索结果能按年度、档案类别进行自动分类导航,同时对检索结果能按检索关键字进行标红处理。
3.系统需提供目录检索,可跨全宗、跨类别检索、档案GIS地图查询,并支持模糊检索。
4.系统需具备强大的自定义条件检索,用户可设定一个自定义条件并对条件进行命名保存。
在线浏览
系统需支持用户在线浏览打印和下载文件。
档案编研
系统需辅助档案管理人员进行编研工作,并支持建立编研的专题库。
分类展示
需实现档案类别按项目、测区、年度分类显示具体档案数据,支持用户定义设置,允许用户按照自己规则来设置档案分类目录。
统计管理
档案统计
1.系统需支持对系统中所有的数据以及属性进行统计,并支持报表输出。
2.需支持运用系统进行文件统计、案卷统计、借阅统计、利用统计、季度/年度档案台账、档案统计、销毁档案统计、案卷目录、点击数统计。
3.报表统计功能不单在系统分类树里显示,还应该可以通过点击各种档案的分类树,或者通过类目代码、档号、目录号等字段筛选出来的案卷,用鼠标选中,即可实现选中案卷的案卷目录及对应的卷内目录报表打印,简化报表打印的数据输入步骤。
4.对于一些档案要求的格式打印,数据录入后,可以通过系统进行打印,如:档案封面内容、档案盒脊背内容等。
5.系统需具备报表的设计编辑功能,档案系统管理员可以对现有的报表格式进行修改编辑,同时可以自行设计新的报表。
6.可根据用户定制的统计方案形成各种统计图表,如饼图、柱状图等,统计模板没有数量限制,并可以将统计信息导出。
数据分析
系统需支持基于条目数据、电子文件、数据利用、用户使用行为等几个方面去进行数据分析。
档案统计
1.系统需支持按图表方式实时显示档案条目记录的库存情况、实体档案容量。
2.能按年、月、日统计并以图表方式显示和打印档案数据。
3.支持对利用结果进行统计分析,支持用户自定义条件进行利用统计。
档案查询
需支持查阅档案室公开的各类档案,并提供电子原件的在线浏览、打印和下载操作。
系统管理
基础管理
需提供全宗管理、元数据管理、升级管理、分类管理、数据字典管理、存储管理电子文件管理等基础管理功能。
用户管理
系统上需记录用户登录的身份和电脑设备,并支持限定用户登录的电脑设备、对用户帐号进行使用时间限制等需求。
水印管理
1.需支持电子水印功能,并实现对所有电子档案的水印授权管理。
2.支持电子文件动态水印授权,实现水印模板设置以针对不同用户申请利用时能选择相应水印模板。
自定义设置
系统需支持用户浏览界面显示设置,支持用户自定义排序设置,支持查询界面的自定义设置等。
模板定义
需支持档案模
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