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财务报销制度

关于财务报销制度

第一部分总则

第一条、为了加强公司内部财务管理、成本核算、合理控制费用

支出，规范公司财务报销工作,倡导一切以业务为重的指导思想，提高

公司经济效益，根据有关财务管理法规制度和公司章程有关规定，结

合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务

报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关

支出、专项支出及物流费用等,以下分别说明报销相关流程及各项支出

具体的财务报销制度和报销流程。

第三条、本制度适用于公司全体员工。

第二部分借款及备用金制度

第四条、借款管理规定

(一)出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请单》按批准额度

办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续(不含周末及节假

日)。(二)其他临时借款，如业务费、各办事处的备用金等，借款人员

应及时报帐，除各办事处的备用金外其他借款原则上不允许跨月借支。

（必须跨月借支，例如下月月初资金需求的情况呢？）

(三)各项借款金额超过1000元应提前一天通知财务部备款。

(四)借款销账规定：

1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范

围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；

2、借领支票者原则上应在同一工作日内办理销帐手续。（实际

情况很多不成立）

3、年终不论任何人的任何借款全部交回财务，进行往来欠款清算。

第二年如有需要重新借支。

(五)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人

借款从工资中扣回。

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第五条、借款流程

(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额

（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

(二)审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理

审批。

(三)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第六条、备用金制度规定

（一）备用金限额：

1、上海办事处有仓库且负责的客户多，产生的费用也多，南京办

事处的备用金归属于上海办事处统一管理，暂定备用金7000元以下；

2、武汉办事处有仓库但发生的物流费用不是很多，暂定备用金

2000元以下；

3、重庆、广州、北京、沈阳办事处没有仓库且发生的物流费用相

对较少，暂定备用金1000元以下；

4、总部各部门除采购部外其余部门没有分配备用金，需要的款项

填写《用款申请单》或《付款审批单》，外办事处备用金需要填写申

请单。以上备用金除了月或季度缴纳的房租之外，大额物流费用可以

根据实际情况提前申请，备用金不足的可以再做调整。

（二）备用金及预支款项销帐规定：

1、外办事处销售会计每月1号、16号要把之前发生的支付单据

按规定要求整理好后寄回总部，没按要求整理的，退回办事外，各负

责人重新整理（退回的快递费自行承担）。外办销售会计每天发送电

子档《现金收支明细账》，并把账核对清楚，否则再次申请的备用不

予处理。2、总部预支款项，需在三个工作日，最长在一个星期之内

办理销账手续，并结算清楚，否则不可再申请下一笔款项。（需结合

不同地区送货时间效率，另一种常见情况，若非预支的款项，事后付

款的是否也有时间规定呢？）

3、总部及外办事处负责人每月28号之前做好下个月整个月及上

旬的支出预算，每月9号、19号之前做好中旬、下旬的支出预算并发

电子档到总部财务部负责人做公司支出预算。

4、外办事处备用金需填写用款申请单，发电子表格给总部，由总

部负责人代替给相关部门签字审批后转账。

5、总部各部门相关负责人填写用款申请单或付款审批单，经各相

关部门签字审批后支付。

（三）备用金及预支款项流程：

第三部分日常费用报销制度

第七条、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、

低值易耗品及备品备件、培训费等。在一个预算期间内，各项费用的

累计支出原则上不得超出预算。第八条、费用报销的一般规定

(一)报销人必须取得相应的合法票据(从外单位取得的原始凭证必

须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证必须有填制人员的签

名或盖章)