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办公室4S标准化

一、主旨：4S活动不只是将“职场整理干净”，连带将〝人的思考方式〞行动的质予以改

变，进而使事务作业提高‘工作之质’。

二、适用范围：各办公室均须依本标准执行。

三、基础概念：

项目

定义

说明

效果

目的

整理

清理杂乱

分类整理，清理出要不要的物品，不要的彻底排除处理。

职场没有任何妨碍工作或有碍观瞻的物品。

降低作业成本

整顿

定位、定容、定量

规划安置，将要留的物品加以定位、定容、定量。

物品各安置位可以快速、正确、安全的取得所需要的物品。

提高工作效率

清洁

无污无尘

清扫职场，将物品设备道具等清扫干净，并去除污染源。

工作职场无垃圾、无污、无尘、无垢。

提高工作质量

清扫

保持清洁

保持职场无污无尘的状态，并防止污染源的产生。

明亮清爽的作业环境。

激励工作士气

四、执行标准：

项次

内容

执行要点

一

文件整理盘点

各文件须分类其性质、客户别等，并归档至同一卷宗。

各卷宗须有名条标示其文件名称及卷宗序号。

卷宗名条需依各性质资料作颜色区分管理。（如：工程类→红色

；设备类→绿色）。

由时间先后将资料依序归档，并于首页建立索引或文件一览

表。

5.过期之文件（超过3年）应销毁或收存。

二

档案文件柜管理

性质相同文件置于同一文件柜，并明示陈列性质。

将柜内空间做效率化管理，清除多余的物件。

近线、合理化的规划布置，以扩大办公室的空间。

共享化：废止个人文件柜。

三

文具、设备管理

事务用品之共享化及场所集约并明示。

各办公室设备（计算机、饮水机、会议室）需明示其管理者。

四

减废

设置废纸回收箱及资源回收再利用箱（双面影印、信封袋）。

无纸化：影印业务之低减、书类单页化及原稿单一地方保管化。

个人化：茶杯。

五

人员位置配置图

须有人员座位配置图，并张贴于办公室人员出入口处，图示需朝外，使外来者可明确得知寻找人员所在。

六

人员动态广告牌

内容须有：姓名、去处、连络电话。

广告牌应设置于办公室出入口。