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会务协调工作与安排

会务协调工作与安排

1.会议组织工作头绪繁杂，环节较多；每个环节之间互相关联、

互相影响，一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因

此很讲究总体协调与安排，必须建立一套有效的指挥调度系统，并且

明确岗位责任。必要时应列出详细的任务分工表，人手一份，以备检

查和落实，及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、

文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗急救、

电力保障等。工作人员不仅要熟记本岗职责，还要对整个会议通盘了

解，胸有全局，发现问题及时通气汇报，互相补台，共同唱好一台

戏。会议的领导者要瞻前顾后，把会议所涉及到的问题想全、想细、

想具体，想到万一。

2.会务工作的总体协调分为内部协调和外部协调，内部协调又分

为纵向协调和横向协调、动态协调和静态协调。就具体协调而言，在

会前准备阶段，会议的领导者和会务部门在会议时间的安排上，要考

虑到准备工作的时间是否充裕，不充裕就要考虑推后召开。同时要注

意具体会议时间的确立、时间长短是否有益于与会者到会、认真听

和之间的衔接等等。对于会议地点的安排，除了要考虑环境好

坏、大小、桌、椅是否够用等条件外，还要考虑会中小会和分组讨论

会的地点安排与协调。对于与会人员的协调，主要是考虑好与会人员

的代表性、典型性问题。关于议题的合理安排与协调也很重要，这上

问题将有专门论述，这里从略。作为会议领导者和会务部门在会前准

备中还要注意各专业方面的协调与配合，注意与会外供电、供水等有

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关部门的外部协调。在会议进行过程中，会议领导者和会务部门尤其

要做好协调工作要实行集中领导，做到统一安排、统一部署、统一指

挥、统一行动。要求各部门既要做好安排内的工作，又要有全局观

念，注意与相关工作和全局工作的衔接和配合。会议领导者要多查多

看多想，及时发现问题，随机应变，妥善协调矛盾，化解问题，确保

会议按照议程顺利进行。作为会务人员，必须坚决服从领导，听从指

挥。不得自作主张，各行其事。要把自己的工作目标和会议的目标统

一起来。要把会中服务工作看成是既有分工、又有互相联系、互相制

约、互相依存，并且处于运动状态的有机统一体。既要清楚自己在会

中担负的职责，又要了解会议服务的总体要求，既要相对独立地进行

工作，各负其责，又要密切协作，主动配合，步调一致地进行工作，

以便充分发挥整个会中服务系统的作用。

附送：

会务工作程序及要求

会务工作程序及要求

一、会前准备工作

1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务

工作方案。

2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与

会人员范围。

3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

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5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、就餐

证、请柬等。

6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆

放席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明

确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放适量花卉。

7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保

健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会间组织与服务工作

1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人

员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机及bp机，一般不

允许找人，无关人员不准进入会场。

6.