商务沟通方法与技能-第六章.ppt

主讲人：毛晔maoye880@教材框架第一章学生成长档案第二章商务沟通的重要性第三章沟通的方法和途径第四章口头沟通第五章非语言沟通第六章书面商务文件（内部沟通）第七章书面商务文件（外部沟通）第八章视觉沟通第一部分第二部分第六章6.1备忘录书面商务文件—内部6.2会议议程6.3会议记录6.4报告6.5通告6.6企业内部刊物关键词和术语1.内部沟通文件2.备忘录3.会议议程4.缺席致歉P1705.会议记录6.其他事项7.报告8.执行摘要9.授权范围10.通告11.企业内部刊物12.时事通讯第六章书面商务文件—内一、什么是内部沟通文件？内部沟通文件是指在组织内部人们相互沟通的书面方式。内部沟通文件必须做到全面而准确，以便达到组织目标。二、内部沟通文件有什么要求？P85答题五点第六章书面商务文件—内三、内部沟通文件有哪些类型？1、备忘录2、会议议程3、会议记录4、报告5、企业内部刊物第六章书面商务文件—内6.1备忘录一、简述备忘录相关定义？备忘录是组织内部沟通文件的一种常见形式。备忘录一般很简短，通常只记录一两个问题，并且仅限于公司内部传阅。同一份备忘录可能发送给多个收件人。6.1备忘录二、备忘录一般包括哪些内容？备忘录必须要注明：1、组织的名称2、收件人及发件人3、该备忘录的主题及发送日期6.2会议议程一、简述会议议程的定义？会议议程就是为了使会议顺利召开所做的内容和程序工作，是会议需要遵循的程序。6.2会议议程二、会议议程需要标明哪些内容？会议议程需要标明：1、公司名称5、会议举行的时间2、与会人员名单 6、会议举行的地点3、会上讨论的重要事项4、会议讨论进行的顺序一般第一项是缺席致歉6.2会议议程—补充三、简述会议议程安排次序？1、缺席致歉2、提交上次会议的会议记录，会议讨论上次会议尚未解决的问题，或报告上次会议所决定的执行结果3、针对需要讨论的议题，各个部门负责人将进度报告提呈上来4、所有问题得到解决后，议程还可包括其他事项5、议程将确定下一次会议的时间6.3会议记录一、填写会议记录时需注意事项？必须要注意：1、真实，准确2、要点不漏3、始终如一4、注意填写格式不要太复杂6.4报告一、报告通常应用于哪些情况？1、以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况2、提交某些调查研究结果，并建议后续行动3、评估政策变更的可能性6.4报告二、一份正式报告应包含几个部分？P95答题9点6.4报告—补充三、临时报告和正规报告有什么差别？临时报告，主要用于通告事件的发生，格式没有严格要求正式报告，是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通形式，通常为内部使用6.5通告一、什么是通告？通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。二、张贴通告的作用？用来告知员工有关他们可能感兴趣的某些事宜。6.6企业内部刊物一、简述企业内部刊物的概念？企业内部刊物是传播企业信息的一种方式。他们由公司出版并发给员工，通常1周或1月出版一期，内容可能十分详尽6.6企业内部刊物二、有效的企业内部刊物包括哪些特点？P98答题8点知识补充视频商务沟通方法与技能