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会议用品的配备

学习目标：掌握会议的需要用的用品

课时：4课时

讲授方式：讲授法

内容：

所谓会务，就是会议事务性工作的简称。一次成功的会议，对工作的开展、事业的发展、社

会的进步，有着不可估量的作用。而要开好会议，达到预期的目的，必须做好会议的筹办工

作，对会议进行组织安排，并向会议提供必要的服务，保证会议按计划进行。下面结合工作

实践谈谈做好会务工作的基本套路和诀窍。

一、会务工作的基本套路

会务工作的事项和套路，主要根据会议的类型而定。会议的类型繁多，从会议规模来看，有

大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题来看，有综合性会议、专业性会议、专题性会

议。从会议的形式来看，有例会、临时性会议、专业性会议，如常委会、党委全会、首长办

公会、各专业领导小组的领导成员会等；有部署工作性会议，如党委扩大会议；有交流表彰

性会议，如基层建设经验交流会、先进党组织和优秀党员事迹交流和表彰会、为授予荣誉称

号的单位和个人召开的命名大会等；有报告、动员性会议，如传达贯彻上级会议或指示精神

的报告会、先进单位和个人事迹汇报会、发动开展某项活动的动员会等；有调查研究性会议，

如就某些问题所举行的汇报会、座谈会和研讨会等；有选举性会议，如为选举全国人大代表

而召开的全区军办代表大会、为选举党代表大会代表而召开的党员代表会议、为选举新一届

党的委员会和党的纪律检查委员会而召开的党员代表大会等。由于会议的作用和规模不同，

会务工作的重点和要求也必然各有侧重，但基本的工作套路大同小异，一般分为会前准备、

会间服务、会后处理3个阶段。

（一）会前准备阶段。除例会和小型会议及不安排食宿的短会，准备工作可适当简化外，一

般会议都要根据实际需要，在会前做好以下13项准备工作。

1、制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、

组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及

时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。

2、拿出会务工作实施计划。主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办

部门归归类，按时间顺序排排队，开列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负

责，以及各项工作的基本要求、完成时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员

心中有数，避免忙乱和大的疏漏。

3、组织召开协调会议。较大型会议会务工作任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组

成会务工作班子，召开会议筹办工作协调会。会务工作班子一般设秘书、材料、保障和新闻

4个组。中型或小型会议可不设组，固定几个人分管几个方面的筹办工作即可。召开会议筹

办工作协调会的主要内容是：传达或印发首长审定的会议方案，明确各组或各人的任务，研

究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，

明确分工，责任到组到人。

4、印发会议通知。召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人

员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、

会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告

与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。

5、印制会议票证。大中型会议对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发

给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号

的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票斑点颜色

要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、

工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，

最好用摆设座签的方法取代座次证。

6、准备会议用品。本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具等

会议用品。文具一般包括文件包（袋）、笔、本等。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有

选举任务，要提前准备选票、票箱和计票人胸签及计票所需物品。

7、印制与会人员和工作人员名册。住房分配、餐桌划分、电话安装、座签填写等，都需要

依据人员名册办理。为节约时间，可采取“找”和“报”相结合的方法，即找以往会议名单

或其他资料，提前拟个名单，下面报名单时，进行对照修改即可。在掌握了大部分人员名单

之后，即可印制少量非正式名册，发给工作人员用。正式名册出来后，要及时调换，防止不

太准的名册扩散后引起误解。

8、印制《会议须短》。《会议须知》一般包括6个方面的内容：即日