综合项目实施档案资料收集归档基本要求.docVIP

第一部分档案资料搜集、管理整理基础要求

土地整改信息档案管理是指对项目运行和积累文件资料进行搜集、整理、归档、保管、移交、利用等一系列工作。信息档案是项目管理工作关键组成部分。《土地开发整理项目管理暂行措施》要求：“项目申报单位应做好项目结果相关档案管理工作，从项目申报到验收经过相关文件和资料，要搜集整理，立卷归档，妥善保管。”土地整改项目信息档案是土地整改项目验收及后评价必不可少材料。

同时，国土资源信息化建设不停推进，土地整改也需要建立完善信息系统，实现土地整改计划和项目管理数字化、信息化，而项目管理数字化、信息化需要以大量项目信息档案资料为基础。

项目资料搜集、整理和归档关键性和关键意义

1、关键性

项目资料关键性表现在一下多个方面：

（1）项目资料是项目全过程真实写照，也是未来接收各级部门检验、审计和处理经济纠纷关键凭证；

（2）项目资料是工程质量控制关键依据，对工程质量审查及工程质量事故追查起查考作用；

（3）项目资料对工程建设审计及惩治腐败起查考作用；

（4）对其它工程起借鉴参考作用。

2、关键意义

全方面反应项目管理过程，立即了解工程建设情况，为工程建设管理提供必需工程决议信息，有利于加强对工程监督，有利于提升以后项目标工程管理水平。

二、目前档案资料管理关键存在问题

1、部分文件原件不齐全

部分行政部门、设计、监理、施工单位下发关键文件是复印件，难以满足工程资料档案管理质量标准要求。

2、部分档案资料填写存在误差

有原始资料不能做到和工程同时进行，造成档案资料和事实产生误差，造成了多种建材质保书和合格证不全，不能全方面反应工程建设和质量；有原始资料不按分类要求成册，成册缺乏目录或目录不正确。

3、原始签证资料格式不规范

部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式，而是在施工过程中，不停增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范，不便统一装订组卷。有资料员在资料编制过程中，首先因为对工程进度不了解，资料内容不能和实际施工进度情况相符；其次，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制过程中，出现该有项目内容没有填，不该有项目内容却填了。原始资料文字字迹潦草，使用不规范汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人签字，给后期完工资料编制工作带来极大困难。

4、完工资料移交不立即

不能按要求立即移交工程完工资料，造成统一管理时间延误，甚至造成完工资料丢失。

5、档案管理混乱，无专员负责

关键表现在档案搜集存档时档案资料杂乱混杂，不能分门别类归档；无专员管理，或管理人员无相关管理知识，只是对资料进行简单罗列和存放。

三、项目档案归档

项目档案是指从项现在期工作、实施管理、完工验收到交付使用及后期管护各阶段所形成，含有保留价值文字、图表、声像等不一样形式历史统计，所以必需建立项目档案管理制度。

项目建设过程中，项目负担单位、设计单位、施工单位、监理单位等应在各自得职责范围内负责项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作，属于项目负担单位归档范围档案资料，相关单位应按时、保质、保量移交项目负担单位，项目负担单位应对移交档案资料单位技术责任人推行审核签字手续。

项目资料能够按文书类、技术类、财务类和其它类进行分类；也能够按立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等分类。项目档案资料登记应按性质和时序分别进行。

项目档案归档时间，可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行搜集、整理，项目完工验收后，30天内应完成档案归档工作。

四、项目档案归档标准

1、档案资料应“便于检索”。

2、档案资料应分门别类归档。

3、卷内文件材料排列有序以保持文件之间有机联络。

4、案卷标题简明扼要能充足说明卷内文件关键内容。

5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整；卷内文件无金属物，破损文件必需立即修复。

6、案卷装订牢靠、美观；档案分类、组卷科学便于保留和利用。

五、项目档案归档文件

《土地开发整理项目验收规程》（GB/T1013-）附录中要求了土地整改项目技术档案基础内容。关键包含：①反应工作过程关键文件。其中又包含反应任务起源关键文件，如相关上级部门同意计划、项目设计、项目实施方案、等相关文件、项目实施部门上报申请书和上级批复、项目同意部门和项目实施部门之间签署协议、项目同意部门下达项目任务书及其它关键文件。反应布署关键文件，如土地整改实施过程中关键会议纪要、关键问题书面汇报、相关领导检验指导工作谈话统计等。反应验收情况关键文件，如计划、项目设计等结果、完工验收和评审验收会议统计、总结纪要和材料和验收部门意见书和完工验收结论等。②各个工作步骤关键信息技术结果。包含土地整改计划结果；土地整改项目计划、设计结果；各个工作步骤辅助性信息技术结果等。

依据《土地开发整理项目验收规程》