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电子文档管理制度

第一章总则

第一条目的和依据

为了规范电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整和可追溯性，提高电子文档的使用效率，依据相关法律法规和公司实际情况，特制定本管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内所有电子文档的产生、存储、传递、使用和处置等活动。

第三条基本原则

电子文档管理应遵循合法性、安全性、完整性、保密性、可追溯性和便捷性原则。

第二章电子文档的创建与存储

第一条创建规范

员工在创建电子文档时，应明确文档标题、作者、创建日期等基本信息，并确保文档内容清晰、准确、完整。

第二条存储要求

电子文档应存储在公司指定的服务器或云存储平台上，确保数据的安全性和可访问性。禁止私自将公司电子文档存储在个人设备或外部服务器上。

第三条备份策略

公司应建立完善的电子文档备份机制，定期备份电子文档，以防数据丢失或损坏。

第三章电子文档的传递与使用

第一条传递方式

电子文档的传递应通过公司内部的电子邮件系统、文件共享平台或专用传输工具进行，确保文档的安全性和保密性。

第二条访问权限

根据电子文档的性质和重要性，应设定合理的访问权限，确保只有授权人员才能访问、修改或删除相关文档。

第三条使用规范

员工在使用电子文档时，应遵守公司的保密规定，不得擅自复制、传播或用于个人用途。

第四章电子文档的处置

第一条处置方式

对于不再需要保留的电子文档，应根据公司的规定进行处置，包括归档、销毁或移交等。

第二条处置程序

电子文档的处置应经过审批程序，确保处置过程的安全性和可追溯性。

第五章监督与责任

第一条监督机制

公司应建立电子文档管理的监督机制，定期检查电子文档的管理情况，确保制度的有效执行。

第二条责任追究

对于违反本管理制度的行为，公司将依据相关规定追究相关责任人的责任。

第六章附则

第一条制度解释权

本管理制度的解释权归公司管理层所有。

第二条制度生效与修订

本管理制度自发布之日起生效，如有需要修订，应经过公司管理层审议批准后实施。

本管理制度的制定旨在规范公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整和可追溯性。我们期待全体员工严格遵守本制度，共同维护公司的电子文档安全和管理秩序。