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第三章商务信函书写标准

WritingPrinciplesoftheBusinessLetter;1.礼貌（Courtesy）

礼貌绝不是简单客套。它是一个真诚对“收信人态度”。

试比较：

WehavereceivedwithmanythanksyourletterofOct.7,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.(polite)客套

我们非常荣幸地收到了贵方10月7日来信，并愿意随函邮寄我们最新产品目录。希望贵方及时处理我们报价。

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatescatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterofOct.7.(courtesy)礼貌

你们必定会对我们随函寄于第5页上你们10月7日来函索要报价感兴趣。

为了使书信显得礼貌，尽可能防止使用那些过激、冒犯和轻蔑语言。同时，及时回信也是一个礼貌表现。;2.体谅（Consideration）

体谅强调是“收信人态度”（You-attitude）而不是“寄信人态度”（We-attitude）。写信时，应该切记收信人要求、需要、愿望以及心情，以最正确方式表述自己信函内容。

要在信中表达一个体谅之情，下面几点非常必要：

a.收信人态度

试比较：Compare

(寄信人态度)：至于现金付款，我方允许2%折扣。

Weallow2percentdiscountforcashpayment.

（收信人态度）：若贵方现金付款，则可取得2%折扣

Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.

(寄信人态度)：我方不可能在本月向贵方邮寄目录。

Wewon’tbeabletosendyouthebrochurethismonth.

（收信人态度）：我方将在下个月向贵方邮寄目录

Wewillsendyouthebrochurenextmonth.;b.以必定态度为主Focusonthepositiveapproach

试比较：Compare

（必定）：我方确信，贵方将会感到满意。

Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.

（否定）：我方认为，贵方不可能会感到不满意。

Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.

（必定）：可能在下一次，即可向贵方邮寄所需货物。

Perhapsnexttimewecansendyouwhatyourequire.

（否定）：非常抱歉，我方此次无法满足贵方要求。

Weregretourinabilitytoserveyouatthistime.;3.完整Completeness

商务书信应包含全部必需内容，同时写信人在发信之前对全文进行仔细??验也是必要。

4.清楚Clarity

写信人应该尽可能将自己意思表示清楚，只有这么，对方才能正确了解信文。所以，写信人应做到：

防止使用含有不一样词义或词义含糊词语。如：

AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

“bimonthly”一词含有两个意思，即每个月两次和每两个月一次，这对于读信人来说，就可能感到迷惑不解。;改写（rewriting）：

a.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

我们每个月有两班从香港至旧金山直航。

b.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

我们每半个月有一班从香港至旧金山直航。

c.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSan