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通常商务交流中的书信书写格式分为四种,每一种都有其突出的地方,而选择用哪种格式则看写信人的爱好了。
modified-blockletterformat
inthisformateachtypedelement-exceptthedateandthesignatureblock-beginsattheleft-handmargin.thedatemaybebackspacedfromtherightmarginpointtoalignattherightmargin;itmaybecentered,oritmaybeginatthecenter.themostattractiveplacementofthedate,however,maydependontheletterheaddesign.
这种格式下,书信的排版,除了日期和签名部分,都从左边空白处开始,没有空格,段段之间空行。日期可以放在最右边,也可以放在中间,自成一行。最吸引人的写日期的地方,其实应该根据书信抬头的设计而定。
semi-blockletterformat
thisformatresemblestothemodifiedblockineveryotherregardexceptthattheparagraphsinthebodyoftheletterareindented.
这种格式的排版,出了书信主体每段首行要空格以外,其他均类似于modified-blockletter.
full-blockletterformat
thefullblockformatisillustrativeofthetrendtowardsimplicityandeaseofuse.alllines,includingthedateandthesignatureblock,beginattheleftmargin.paragraphsarealwaysblocked.
this letter arrangement is more efficient than the modified block or thesemi-modifiedblockinthatnoextratimeisrequiredforparagraphindentionorplacementofthedateandclosinglines.inaddition,manywritersbelievethatthefull-blockarrangementprovidesanattractive,business-likeappearance.
simplifiedletterformat
和上面一种格式一样,这种格式也是所有的段落都从居左。它省去了常规的称呼和信尾的客套话,但是要在本来该写称呼的地方增加一句表明信的内容的主题句。喜欢这种格式的人认为称呼和信尾客套话对信息本身来说没有什么意义,相反只能是浪费时间。但是也有另外一些人很不愿意省掉这两个部分因为他们已经象惯例一样用了很多年,而且读者也习惯了这种方式。
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