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QG/SHEJZC02-2017《文件管理制度》

记录管理制度

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QG/SHEJZC03-2017《记录管理制度》

第一章总则

第一条本制度规定了记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处

置的要求和方法，通过对记录进行有效控制和管理，以证实满足管理要求的程度或为

管理体系有效运行提供客观证据。

第二条本制度适用于二建集团各项管理工作运行过程和建筑工程施工质量、环

境与职业健康安全管理活动形成的记录（资料）的控制，包括来自相关方的记录。

第三条定义

1、标识：即记号，符号或标志物。用以标示，便于识别。本程序是指一般包括

编号、代码或唯一特征的标志。

2、收集：即归集管理活动的所有环节所形成的记录及其传递路线。

3、编目：即根据记录的不同属性，分别按归类标识编号。

第四条职责

由总裁事务部（档案室）主管，各职能部门和工程公司/分公司/总承包部/工程

设计院、工程项目部实施。

1、总裁事务部（档案室）

（1）全面负责二建集团的记录和档案管理工作；

2

（）对二建集团各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院以及工程

项目部记录表式编制、审核、标识、更改以及记录形成、管理过程进行业务指导、检

查和监督；

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（）对归档范围内的记录进行收集、整理、编目、查阅、归档、贮存、保管和

处置。

2、各职能部门

负责做好本部门形成的记录的收集、管理、存贮和归档等工作。

3、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部

（1）落实专职（或兼职）资料员及存放场所，并建立岗位责任制，并将人员名

单及联系方式（包括变更情况）报总裁事务部（档案室）；

（2）负责做好记录的实施和管理。

4、资料员

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（）工程公司/分公司/总承包部/工程设计院资料员要指导、督促下属工程项目

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QG/SHEJZC03-2017《记录管理制度》

部做好资料的收集、整理、保管和移交归档工作。

（2）工程项目部资料员做好文件资料的收集、整理、保管和归档工作。

5、填写人员

对所记录的每一个数据和文字负责。

第二章工作要求

第五条记录分类

1、二建集团总裁事务部（档案室）归档的记录；

2、各职能部门保管的记录；

3、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部保管的记录。

第六条记录表式编制、申报

1、二建集团管理制度派生的记录表式，由管理制度编制部门负责编制，各职能

部门在会审文件的同时进行审核，报分管领导和/或管理者代表审批，随管理制度同时

颁布，并给予标识。

2、生产经营、管理活动中新产生的记录表式，由职能部门有关人员编制，部门

负责人审核，填写《记录申请表》并给予标识，经分管领导和/或管理者代表审批后采

用。

3、工程施工中新产生的记录表式，在工程项目部“施工组织设计”或“专项施

工方案”或“质量计划”或“环境与职业健康安全管理计划”中给予确认。

4、分包方提供的记录样式，由工程项目部予以确认。

第七条标识

1、管理制度中确定的记录标识

QG/SHEJHY01–××××（B-1）

表单编号

文件发布年份

主管部门名称的拼音缩写和制度编号

有限责任公司的拼音缩写