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办公厅主任在组工干部业务培训班上的业务(谈谈材料修改问题)

指导材料

各位培训班同志：

秘书不但要能写材料，而且要能改材料。修改材料的难度不亚于撰写材料，修改者不但要能看出材料的毛病，准确修改完善，使之符合工作规范，还要让原稿起草者心服口服，这是很需要眼力和水平的。关于修改材料，历来是仁者见仁、智者见智，各有真知灼见。下面，我结合实践谈谈材料修改问题。

一、判断材料主题是否符合要求

所有材料都应围绕主题起草，从来没有主题不明的材料。鲜明的主题是材料的生命和价值所在，也是真正体现材料作用的核心所在。我们起草材料之前都要首先确定主题，然后才能动手写作，否则材料就有可能因主题不明而乱七八糟、不知所云；该体现的没有体现，该强调的没强调，让听者感觉不到位、不过瘾。材料不论长短，都要紧紧围绕主题把事情说清楚，让别人看明白。

每个材料突出什么观点，讲什么内容，选择哪些素材，说到什么程度，面向哪些对象，分析哪些问题，把握什么口径，表达哪些想法，体现什么意图，实现什么目的，等等，这些都要根据工作需要，围绕主题、突出重点地组织材料、搭建框架，然后起草文稿。所以，修改材料首先就要看材料是否符合主题，如果符合主题就可着手修改，否则就要打回重新起草，不做无用之功。

二、利用“皮尺尺量法”衡量材料篇幅

所有材料都有一定篇幅限制，从来没有不受篇幅限制的材料。材料篇幅长短主要取决于所反映事项本身的复杂程度、面向对象、文种、应用场合、工作要求等诸多因素。修改材料第二法则就是控制材料篇幅。确定主题没有问题后，材料起草者可自行删减或者增加内容，从篇幅上满足材料要求，而后再动手审阅修改其他内容。此外，还要注意材料体态美，做到整体布局匀称均衡，避免头重脚轻、肌体发育不全等现象。材料的各个层次、层次的各个段落、段落的各个句子、句子的各个用词，都要讲究份量协调、表述连贯、文辞整洁以及语意明确、内容全面等。

增减材料篇幅通常由起草者动手较好。主要是因为起草者作为具体操办人，知道材料详略取舍的重点，本人动手操作更易掌握尺度。这种办法在实践中用得较多，也很有效。因修改基于篇幅长短，故称之为“皮尺尺量法”，篇幅长短根据实际需要而定。

三、删繁就简突出材料重点

每个材料都有重点所在，整篇材料有全文重点，每段文字有每段文字重点，同样工作面向不同对象或者不同场合，其重点都各有不同，既需要起草者很好把握，又需要修改者控好详略。我们修改材料时要认真思考材料的重点是什么？看看材料是否充分体现了重点？例如，同样是抗灾救灾主题的材料，在不同场合就有不同重点：如果用于对下部署工作，材料重点就要放在目前形势、职责任务、工作安排、后勤保障、工作纪律等方面；如果是对外宣传，重点就要放在总体形势、救灾举措、救灾成绩、社会救助、提醒警示以及需要公众协助事项等方面，营造全社会合力抗灾救灾的浓厚舆论氛围；如果是对上汇报，材料重点就要放在组织发动、工作措施、工作成效、目前状况、存在问题、原因分析、下一步推进举措以及需要关心支持事项等方面，让上级了解相关情况；如果是请求上级支援，材料重点就要放在支持事项内容、请示缘由等方面。由此可见，修改材料必须明确重点所在，才能围绕主题作出针对性修改，着重保留跟主题相关的重点内容，敢于大刀阔斧砍掉偏离重点或者没有关系的内容，保证重点突出。

我曾经处理过一个重点严重不清的应急预案。这个预案有78页之多，4万多字，总体框架基本符合应急预案写作要求，但是有很多连篇累牍的背景性资料，从应急对象基本情况、卫生医疗机构情况到消防设施情况，从发展历史到现实情况，完全是在图书馆及网上检索资料的堆砌物，体系臃肿、内容庞杂，重点不明、书生气十足，并且经常出现与实际情况不相符合的错误。一般情况下，应急预案中的行动细节、专业术语以及图表等内容应由各个专业组掌握或在指挥部里张贴，因为这些东西基本上属于专业组层面或者处室层面的，甚至是一线抢险队员或资料员的事情。这些东西放在市政府文件里显然不妥，造成政府文件冗长，而且影响效率，淹没了重点内容。

如果真发生紧急情况，恐怕等把这个预案翻完，突发事故也就结束了。应急预案作为发生紧急情况时组织应急处置的工作方案，也是平时组织应急演练的行动方案。其重点应该紧紧围绕组织指挥体系及职责、预警和预防机制、应急响应和处置、保障措施教育、演习和监督管理等方面，而不必将基础性背景资料充斥到材料之中。经过我大刀阔斧的修改，4万多字送审稿只保留3900多字，成为正式印发稿。

真正出现突发问题的时候，市政府只需要启动应急预案，通过指挥部把命令直接下达到各个专业组负责人，由各个专业组负责人执行具体应急行动。这里包含的两个层次，不能放到一起。把各个专业组任务放到政府层面，也就混淆了政府应急预案与专业组之间的关系，分工不清，责任不明，必然影响事件的处置结果。