电教设备采购项目档案管理方案.doc

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电教设备采购项目档案管理方案

目录

TOC\h\z\u第一节档案管理程序 1

一、立卷归档 1

二、借阅管理 1

三、收集整理 2

四、鉴定销毁 3

五、相关表格 3

第二节档案管理制度 6

一、查阅利用制度 6

二、档案保密制度 7

三、档案保管制度 8

第一节档案管理程序

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅管理

1.本项目人员借阅档案：由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.其他人员查阅档案：查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集整理

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。

4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工。

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

五、相关表格

（一）文件管理记录目录

文件管理记录目录

序号

文件（合同）编号

标题

需抄送的相关部门

接收部门

接收人

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

（二）档案移交清单表

档案移交清单表

记录编号：日期：

移交性质

□离职□调岗□归档

档案所属年度

档案类别

保管期限

数量

永久

长期

短期

合计

移交说明

移交人：

接收意见

接收人：

移交人（部门）

经办人：

移交日期：年月日

接收人（部门）

经办人：

接收日期：年月日

见证人：日期：年月日

注：本表一式两份，移交人、收件人各执一份。

（三）档案借阅审批单

档案借阅审批单

记录编号：日期：年月日

借阅部门

借阅人

档案负责人

使用目的

序号

借阅内容

复印

借阅

归还日期

经办人

1

2

3

4

备注

第二节档案管理制度

一、查阅利用制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。对突出的利用效果，要简要填写《档案利用效果登记》。

2.凡借阅项目档案，需经项目负责人批准，员工不得为外单位借阅或转借档案资料，若造成泄密和档案流失者将按有关规定严肃处理。

3.外单位人员借阅项目档案，应持单位介绍信，经项目负责人批准后，由业务部门借出查阅，并在借阅期限内按时归还。

4.查阅利用档案，必须在阅览室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制。

5.摘录和复制档案资料须经档案管理人员同意，摘抄时必须保持档案内容的准备性，不准随意篡改。

6.借阅人员要严守保密制度，对所有档案必须进行妥善保管，严禁涂改、勾画、拆卷，增删和抽页，对经装订、折叠的图纸资料，使用后需折叠复原归还，不得丢失、损坏或转借他人。

7.项目档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

8.项目档案管理人员一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等损坏现象，要及时向项目负责人汇报，并追究有关人员的责任。

二、档案保密制度

1.档案管理人员必须坚决贯彻执行《中华人民共和国档案法》有关规定，增强保密意识，严守保密纪律，确保档案安全。

2.凡是到档案室查阅档案者，必须严格履行档案查阅手续，档案原则不准带出档案室，确需要带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料，严禁非档案人员在档案库房滞留和翻阅档案。

4.本公司工作