会务服务项目管理机构及人员配置.doc

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会务服务项目管理机构及人员配置

目录

TOC\h\z\u第一节项目组织机构 2

一、会务组 3

二、后勤保障组 4

三、安防保护组 4

四、工程服务部 5

第二节人员配置原则 5

一、经济效益原则 5

二、任人唯贤原则 5

三、因事择人原则 6

四、量才使用原则 6

五、程序化、规范化原则 6

六、因材起用原则 6

七、用人所长原则 7

八、动态平衡原则 7

第三节会务服务人员岗位职责 7

一、总经理岗位职责 8

二、项目经理岗位职责 9

三、工程技术部岗位职责 10

四、安保部门岗位职责 14

五、会议服务人员岗位职责 17

六、维修部门岗位职责 20

七、巡检人员岗位职责 22

第四节员工培训 23

一、培训宗旨 23

二、培训概括 23

三、培训的目的及要求 24

四、培训计划 24

五、员工培训操作流程 28

六、培训内容 33

第五节员工工作守则 41

一、严于职守 41

二、工作态度 41

三、员工仪容仪表 42

四、对讲机 45

五、服务的工作程序 45

第一节项目组织机构

会务服务机构是为执行XX省XX市XX会议计划和保证XX会议顺利进行而设立的。为会议服务的专门机构将在会场附近设立XX会议会务运营管理中心，管理中心实行公司领导下的项目总经理负责制，项目总经理对XX会议会务管理工作负责。下设设备工程服务组、会务服务组、安防保护组、后勤保障组，四个职能部门，分别负责从会议工程服务、会议秩序、会议安全、会议内部环境、会议外部车辆停放、财务、后勤等方面提供优质服务。具体组织机构图如下：

一、会务组

会务组是对会议活动具体实施组织、协调各项事务的综合性部门。

会务组主要协助会议领导确定会议议程、与会人员、会场和会期；发出会议通知；协同有关部门准备会议所用文件、证件及会议用品：安排会议的日程；对参加会议人员进行编组；安排主席台人员座次和布置会场；会议签到；会议文件的分发；会议值班和会议联络；会议决定事项的传达与催办；会议文书的立卷归档。

二、后勤保障组

后勤保障组为需安排住宿的会议特设的工作机构。后勤保障组的职责是负责会议的生活服务。例如负责接待，安排与会人员的住宿，安排会议膳食，保证会议用车，负责会议的医疗保健，负责会议人员生活用品的发放，负责会议的财务管理。

三、安防保护组

安防保护是对特定的会议实施安全警卫的工作机构。会议是否设立安保组，这要视会议的内容和参加会议的人员等项情况而定。

其工作分为两部分；一是会议内部的安全保卫；二是会议外部的治安保卫。

作为内部的安全保卫，在会议召开之前首先要对会议的会场、与会人员的住地及周围的环境情况进行必要的检查摸底，熟悉基本的情况，及早发现和排除可能出现的隐患。在会议进行过程中，协同会议的有关工作机构，对参加会议的重要领导的人身安全、会议饮食安全、集会安全、娱乐安全、用电安全、防火安全、财务安全和与会人员的个人财物安全提供必要的保证，制定出相应的安全保卫措施。此外，对需要保密的会议文件、资料、图表、仪器、设备等，运用必要的保卫手段，予以严格控制，杜绝任何失密泄密事件的发生。

会议外部的治安保卫，主要是对会议来访人员和会场周围闲散可疑人员进行必要的监督、盘查和清理，防止任何行为不轨的人员进入会场，并与会议的后勤部门密切配合做好对车辆的安全检查和行车安全的工作，在会议组织外出活动时，避免任何形式的交通事故发生。

四、工程服务部

要对音响设备进行仔细检查、试听，并注意各个角落的效果，以保证会议的音响效果；播放音乐时，应事前找准磁带的位置。要作好录音准备，重要的会议，要安排摄影、摄像，以留存资料；某些会议的要求，还应安装多媒体系统，多媒体系统的摆放，应保证主席台的领导和与会人员都能轻松方便的观看。

第二节人员配置原则

在会议服务机构的组建中，会议服务人员是会议服务工作的内在，是完成高质量会议的关键。对此，在人员配置方面应遵循以下原则。

一、经济效益原则

会务人员配备计划的拟定要以会议服务需要为依据，以保证经济效益的提高为前提；它不是盲目地扩大会务队伍，而是为了保证会议服务效益的提高。

二、任人唯贤原则

在人事选聘方面，大公无私，实事求是地发现人才，爱护人才，本着求贤若渴的精神，重视和使用确有真才实学的人。

三、因事择人原则

因事择人就是员工的选聘应以职位的空缺和实际工作的需要为出发点，以职位对人员的实际要求为标准，选拔、录用各类人员。

四、量才使用原则

量才使用就是根据每个人的能力大小而安排合适的岗位。人的差异是客观存在的，一个人只