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交通协管员外包服务档案管理

目录

TOC\h\z\u第一节档案管理工作流程 1

一、立卷归档 1

二、借阅 2

三、收集、交接、整理、统计工作 2

四、鉴定销毁 3

第二节档案管理制度 3

一、总则 4

二、档案的管理部门 4

三、档案的分类管理? 5

四、档案的移交管理? 9

五、档案的归档管理? 10

六、档案的立卷管理? 10

七、档案的保管要求? 12

八、档案的借阅管理? 14

九、档案的销毁管理? 15

第一节档案管理工作流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1.本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。

4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计、保安。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第二节档案管理制度

一、总则

1.为了规范XX公司档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。

2.档案的范围

（1）公司内部经营形成的各种资料。

（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。

二、档案的管理部门

1.档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

2.档案管理部门的职责

（1）行政管理中心档案管理的职责

①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

（2）财务中心档案管理的职责?

①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。?

②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

三、档案的分类管理?

（一）档案的分类原则?

公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。?

（二）档案的分类?

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。?

1.按内容进行分类，主要有：?

（1）章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。?

（2）会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

（3）股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

（4）企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。?