景区亮化亮化工程档案管理方案.doc

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景区亮化亮化工程档案管理方案

目录

TOC\h\z\u第一节档案管理制度 1

一、档案制度总则 2

二、档案管理基本制度 2

三、亮化工程档案管理的意义 7

第二节档案管理规范 10

一、档案室责任落实 10

二、档案归档要求 11

三、工程档案管理要求 12

四、档案保管要求 13

五、档案借阅要求 14

第三节档案岗位工作职责和制度 15

一、档案人员岗位职责 15

二、文件材料归档制度 15

三、电子文档管理制度 16

四、专门档案管理制度 17

五、档案利用制度 18

六、档案保管制度 18

七、档案鉴定制度 19

八、档案室清洁卫生制度 20

第一节档案管理制度

一、档案制度总则

1.为确保项目工程档案的齐全、元整、准确、系统，确保档条条卷合格率，使工程档案官理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-2001)的要求，特制定本制度。

2.基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、诀策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括项目的招投标文件、中标通知书、施工合同、施工管理技术资料、竣工验收、工程移交、工程结算等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

3.基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

二、档案管理基本制度

1.档案资料管理

（1）工程档案资料工作是工程建设过程的一部分。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。

（2）为了便于各个管理环节的衔接，工程部配备专职人员，为更好地管理好档案资料，配置必要的档案室、档案装具、档案保护设施和办公设备等。

（3）工程过程中资料按节点统交工程部档案室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验,各项工程竣工诀算的最后付款必须由工程部对竣工资料签收合格后支付。

2.归档文件的质量规定

（1）凡合同、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档)。

（2）施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件(如表式为复印件,数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名)归档。

（3）书写规定

①书写字迹工整，图样清晰。

②书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

③文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

（4）书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。

3.工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

（1）工程文件接收

①各项目部提供给工程部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由工程部档案室统一接收。

②工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交工程部档案室。

③档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知相关部门补充整改完善。

④档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐(簿式台帐和电子台帐)，并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。

⑤登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。

⑥对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

⑦档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对工程部分发各项目的的工程文件资料同样整编存档。

（2）工程文件资料发放

①分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统--归口办理。

②呈送上级单位领导的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。

③档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、资料分发表分发工程文件资料(当工程施工图、设备资料份数有限时)，档案资料室仅提供项目部一套或二套文件，不足部分项目部自行联系复制，复制的设备资料