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提高工程项目档案管理的方法

想知道提升工程项目档案管理的方法?随着企业的不断发展，工

程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变

化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专

业化管理道路。现在，我给大家整理相关方法，希望对您有帮助。

管理方法一

①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求〞的方

针，确保工程项目档案的“三率〞达到100%。建立纵向到底、横

向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三

级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员

分系统进行指导监督管理验收工程项目档案;二级管理网络由项

目经理部领导负责，收集使命落实到工程各专业员，项目专职档

案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理;三级管理网络分别

分解到制定勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业

员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、完工后整理和

移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成

立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立

专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进

度要求，保证档案管理与工程建设过程同步。

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②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等

档案形成的特点，区别不同状况，按照“三率〞指标采用科学的

档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，必须要参照投资计

划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容

来划分。另外，还要核查当年年度已完工验收的工程项目是否全

部归档，并在签订制定、施工、监理合同时，明确工程项目档案

的版本、份数、质量及移交方式，确保所有资料全部归档。

③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各

职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建

课题组，依据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部

门有关文件的规定以及“三率〞指标，编制一套合适本单位的《企

业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工

作提供参照依据。3把控工程项目完工档案形成全过程，是提升

工程建设项目档案“三率〞的根本确保

管理方法二

强化档案宣扬，提升职工意识

要提升全体职工的档案管理使命意识[2]。首先，企业管理者在

制定各个规章制度时，应从制度上为档案重要性宣扬做好铺垫，

让广大职工明白强化档案管理使命、提升档案管理能力是关系到

企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管

理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集

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效利用。再次，在提升职工档案管理意识的同时，领导层的重视

程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其

是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整

中庸，淘汰落后。

落实管理使命，建立长效机制

企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理使命必须要严格

落实，在多数状况下，部门之间的业务必须要上级领导协调统一，

而非按照制度规定来执行。要使广大职工自动自觉落实自己的档

案管理使命，必须要求各级档案部门强化“按制度办事〞的意识，

认真及时落实各自管理使命。建立及时有效的奖惩机制，对档案

管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不利、管理

不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定

惩处。

提升操作能力，保证后继有人

针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组

织专业化培训、定期学习，以提升其管理和操作能力。新进入的

档案管理人员，应合计其档案管理操作培训周期，使其在具备一

定的实操能力之后再从事相关业务管理。不管企业内档案管理还

是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的

人才干做专业的工作，获得与职位相适应的劳作报酬，才干使得

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最大化。

管理方法三

(1)建立完善的组织机制，主要包括分管领导、档案人员、档案

管理网络及其使命分解、活动规则等机制的建立和完善，形成自

上而下的、多层次的项目档案管理网络，对其实施统一领导、统

一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确在

各阶段和各环节的使命和工作任务，全