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记录----ISO9000系列知识讲座王国友----教你画一张漂亮的表格

2讲座内容一、记录理论三、表单设计二、表单根底

3一、记录理论(一)什么是记录？(三)记录的管理和控制(二)记录的作用与根本要求

4(一)什么是记录？把能反响作业过程的内容，产生的问题结果用表格，图片，文字等形式来描述的帐卡表单，通称为记录。是说明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件！可以用公式表示为：记录=多样的格式+动态的数据我们平常所见到的订单、生产方案单、随工单、首件记录、待检单、领料单、出入库单、检验合格单、生产日报表、统计表、工资单等等。

5(二)记录的作用与根本要求〔1〕为产品的过程和结果是否符合质量管理体系要求及有效性提供证据,具有可追溯性；〔2〕为正确评价产品质量提供客观证据；〔3〕为采取预防和纠正措施提供重要依据。1、作用：

62、根本要求〔1〕永不褪色：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，原那么上一律用黑颜色，不能用红、蓝色。要考虑其字迹的持久性和可靠性，以确保记录永不褪色。

72、根本要求〔2〕第一手数据：记录要保持现场运作，如实记录，做到原始性。原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。

82、根本要求〔3〕清晰准确：记录是作为说明质量管理体系所取得结果或提供完成活动的证据，首先要属实，要做到属实，就要将过程做到位并将运作事实记得正确和清晰，语言和用字都要标准。不但使自己能看清楚，也能使别人都看明白。

92、根本要求〔4〕笔误的处理：在填写记录出现笔误后，不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖，正确的处理笔误的方法是在笔误的文字或数据上，用原使用的笔墨先画一至二条横平行线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值。

102、根本要求〔5〕空白栏的处理：有些记录在运作的情况下个别栏目无内容可填。怎么处置呢？空白栏目不能不填，其填写的方法是在空白的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横线代之，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。

112、根本要求〔6〕签署要求：记录中会包含各种类型的签署〔各级职能人员签名〕，有作业后的签署，有填表、认可、审定、批准等签署，这些签署就是原那么、权限和相互关系的表达，是记录运作中不可缺少的组成局部，任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在，更不允许将名字签得龙飞凤舞，谁都不认识。签名后面同时要写上日期，日期也应写全年月日，不得少年缺月。

12〔三〕记录的管理和控制1、记录的标识：应具有唯一性标识，为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应包括：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、表号、页号、没有标识或不符合标识要求的记录表格是无效的表格〔表单的编号以对应的程序文件的编号为依据〕。

13〔三〕记录的管理和控制2、记录的控制：我们在质量环境管理体系程序中编制了一份专门与记录有关的《文件控制程序》，其文件编号为SK/P01-2011，该程序中系统地规定了文件的分类和编号、文件的编写与审批、文件的保存和标识、文件的发放、修订、回收和销毁等等详细的规定，这局部请参加《文件控制程序》的讲座。

14〔三〕记录的管理和控制3、记录的贮存和保管：记录应当按照档案要求立卷贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜可靠，枯燥、通风，并配备适宜的架、箱。应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质和丧失。一般情况下，记录的保存期限为2年，主要的记录应保存3年，重要的记录应长期保存。

15二、表单根底线条、文字、颜色各单元根本常识

16〔一〕各单元根本常识〔1〕正线：也称细实线，一般用于表格的内芯---表体部份；1、线条〔2〕反线：也称粗实线，一般用于表格的外框或重要的分栏线；〔3〕斜线：也称分栏线，一般用于交叉式表格之用；〔4〕花线：也称装饰线，一般用于装饰表格的外框及标题之用。

171、线条正线花线反线斜线

182、文字表单是由线条及文字组合而成，只有文字没有线条不叫表单！有线条而没文字的表单表达不了什么，所以表单上的文字非常重要！那么所用的文字字体也是有一定的标准，而不是想用什么字体就用什么字体，想用什么字号就用什么字号，这与表格的美观度有关，我们见到的表格虽然都有图文，都能反映问题，但设计得好坏，看上去感觉就不一样，特别在字体和字号的运用上更为突出。

19文字在表单上的排列

203、颜色颜色运用原那么：颜色颜色颜色颜色颜色颜色颜色颜色颜色颜色颜色颜色颜色颜色颜色在表格上应用颜色分为字体颜色与底板颜色二种，其目的是利用颜色来