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档案管理制度

目录

17947_WPSOffice_Level1第一章总则 2

29444_WPSOffice_Level1第二章文件收集及归档 2

7843_WPSOffice_Level1第三章档案编目 3

20461_WPSOffice_Level1第四章档案保管 5

14924_WPSOffice_Level1第五章档案调阅 5

28782_WPSOffice_Level1第六章档案销毁 6

24189_WPSOffice_Level1第七章档案管理监督 7

21088_WPSOffice_Level1第八章附则 7

第一章总则

第一条目的

1.为了规范公司及各中心、各事业部档案管理工作，特制定本制度。

2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、调阅、销毁等各项事宜。

第二条管理部门

1.公司档案管理工作由人资行政中心负责，文书结束后，原稿由人资行政中心归档，经办部门根据实际需求留存复印件。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经董事长同意后妥善保存，人资行政中心以复印件归档并做好归档记录。

2.公司档案分类目录及编号原则由人资行政中心统一制定，各中心、事业部可依据编制原则，结合业务实际需求自行制定。

3.各中心、事业部安排档案兼职管理员并向公司人资行政中心报备；按照公司档案管理制度或内部档案管理制度进行中心、事业部档案管理。

第三条适用范围

本制度适用于各类档案管理。

第二章文件收集及归档

第四条公司级档案收集范围

公司级档案收集范围包括但不限于以下资料：

1.重要会议文件，包括公司级会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。

2.上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。

3.本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。

4.公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。

5.公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。

6.公司与有关单位签订的合同、协议等。

7.公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。

8.本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第五条档案收集要点

1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。

2.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

3.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

4.不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。

5.绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。

6.填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔，字迹要工整、清晰。

7.文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。

8.档案收集交接时需要填写《档案移交登记表》（详见附件1）。

第三章档案编目

第六条档案类别

1.公司档案类别共设置财务类、人资类、行政类、市场类、采购类、研发类、生产类等一级类目。有些档案难以归入上述大类时，可根据实际需要增设一级类目，详见附件2《档案分类编码表》。

2.根据职能活动和档案的形成的特点，每个大类设置若干个二级类目。因案件较多，二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。

3.录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案，其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类别，视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。

第七条编号规则

1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目，阿拉伯数字“双位制“标识二级类目。

2.分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“-”隔开。

3.档案分类及其代表数字一经确定，不将任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第八条编号方法

1.档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编号排列。

2.档案编号标识：

举例示意：人力资源类

RL-01-2022-02-001

案卷号（顺序号）

月份号（月份）

年代号（年份）

分类号（二级类别）

目录号（一级类别）

第四章档案保管

第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由人资行政中心统一负责管理，未经授权任何人不得私自使用。

第十条定期对