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办公用品的采购与发放流程及管理制度

办公用品的采购与发放流程及管理制度

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办公用品的采购与发放流程及管理制度

目 的

为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支，合理、高效地利用资金，有计划地进行办公用品采购与发放，特制定本办法。

适用范围

本办法适用于本公司内易耗品、部分礼品或小件物品,包括印制品(如包装袋、信笺、信纸、文件纸等）

主管部门及职责

行政部是办公用品采购与管理的职能部门,负责各部门办公用品的计划、采购、发放及控制等管理工作.

内 容

计划与审批流程

行政部行政文员在每月25~30日间，根据办公用品库存量情况以及消耗水平，将各业务部门及门店所需办公用品的种类、规格、数量或控制指标统计、汇总.母公司办公用品申购计划需经行政部经理审核后，提交管理中心总经理审批；子公司办公用品申购计划经管理部经理审核后，交子公司总经理核准后，再提交管理中心总经理审批；必要时，呈送总裁审批,获准后方可实施采购。计划必须保证做到办公用品品种齐全、库存合理、开支适当。

各部门临时提出的办公用品需求或子公司新店开业所需的办公用品也必须形成书面申请,提交管理中心总经理审核，对明显不宜的购置申请应及时说明、协调妥当。

。3公司高层管理人员提出的口头购置要求,由行政部指定人员形成书面清单后请提出人签字确认，再交由管理中心总经理审批,如急需事项可先电话请示同意后，在购置后补办手续。

4。1.4单件价值或一次性采购总额小于1500元的申请单经管理中心总经理核准后实施

采购，超出1500元（含1500元）的申请需经总裁批准，方可采购。

4。2采购流程

4。2。1母、子公司办公用品采购均实行定点采购，子公司须将所定供应商名单统一上报母公司行政部备案.行政部指定人员须充分考察市场行情,选定具有供货实力的供应商（商场、超市等)根据我司的采购明细提供报价,不少于三家，采用综合性价比比较法,筛选若干后备供方,将质优价廉的供应商报价提交总裁室审核，将经核准的供应商建档,列入合格供方名录,由行政部与供应商签定《办公用品采购合同》,并将报价清单同时抄送财务中心存档，供结算时备查。

。2定点供应商原则上不予改变.供方名录原则上半年考评一次，就供货价格、供货质

量、供货时间、服务态度、服务质量等方面进行考评，对考评不合格者及时淘汰出供方名录,并补充新的供应商,保证不少于三家可供选择的合格供方。

4。2。3常用物品报价清单原则上由行政部指定人员每月市调一次，及时将价格变动信息提交给财务中心，并通知物品供方,要求供方及时调整价格，以保证我司低成本采购。财务中心指定人员不定期抽查，发现问题及时报告总裁室处理。

4。2。4采购原则上在我司正式供方名录规定的商家实施采购，如采购商品没有纳入供方名录时，则按“4.2。5”执行。

4。2。5对于临时购置的办公用品，单价或单次累计采购金额超过200元的采购，须有财务部指定人员参与。在时间许可的前提下,采购人员也必须货比三家,尽量降低采购成本。采购完毕应记录供方的名称、地址或联系方式，以便下次采购时节约时间、提高效率.

4。2.6采购时必须依据核准的采购单进行采购，采购商品必须品种对路、价格低廉、量足质优。

4。2。7除总裁同意之外，原则上日常用品规定在每月下旬实施采购。

4。2.8母公司采购人员必须经过总裁或管理中心总经理授权，子(分）公司采购人员必须经管理中心总经理或子(分）公司总经理授权，未经授权的人员不得参与采购。

4.2。9采购完毕，采购人员必须提供正式发票及经行政部指定收货人验货签收的供货明细单，由采购人员签写经办、注明日期，由管理中心总经理或其授权人员核准，按财务中心05-08-01《话机世界集团采购及费用报销流程及标准》结算入账。

4。2.10采购时如商家不能提供正式发票，采购人员必须事先报请管理中心总经理核准，如管理中心总经理难以核准又确定需要采购时,可由管理中心总经理提请总裁核准。

未经核准的采购事项一律不准报销入账。

4。3 入库及保管流程

4。3。1办公用品采购到位后，由行政部指定专人验收并办理入库手续。

4.3.2所采购物品必须一一登记造册，如：名称、规格型号、数量、价格及用途等。

4。3。3保管员必须清楚地掌握办公用品库存情况,并经常整理与清洁，必要时要实行防虫、防霉等保全措施。

4。3。4办公用品应定期盘点，原则上每周盘点一次，由财务部指定人员参与盘点。盘点要求做到账物一致,如果不一致必须查找原因，无缘无故丢失或损坏者,其损失由保管员承担。

4。3。5印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减,计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政部经理。

4。3。6保管员必须