公司印章证照管理制度.docx

*****公司印章证照管理制度

一、目的

为规范公司印章证照的管理和使用,实现印章证照管理的制度化和规范化,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门所有员工。

三、印章证照的分类

1、公司的印章根据用途、类别分为：公司公章、合同章、法人章、财务专用章、发票专用章、部门章等。

2、公司的证照分类:指企业营业执照、验资报告、公司章程等经营过程中所需的企业证照，以及因业务需要公司为员工办理的证照。

四、印章证照的管理

1、公司公章、合同章和法人章由总经办统一管理，财务专用章和发票专用章由财务部

统一管理，部门章由各部门经理(主管)管理，公章、财务专用章和法人章必须分开保管，财务专用章和法人章不得由同一人保管。

2、所有证照由总经办统一管理。

3、所有印章证照按相关规定填写《印章备案表》、《证照备案表》报总经办备案，并建立统一台账。

4、公司各部门必须明确各印章证照管理责任人，并将其名单上报公司总经办备案，保管人不得擅自将印章证照转交他人代管；如责任人发生变化，应办理移交手续，并在移交结束的当天，将移交资料上交公司总经办备案。印章移交需附上图样信息。

五、印章证照使用要求

1、各类印章证照的使用必须严格执行审批登记程序，完成审批手续后方可使用；不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，印章保管人有权拒印。

2、合同章必须提交合同审批流程单作为用章申请的附件，附件中相关领导提出的意见必须完成回复，若存在不确定、无果的问题，必须明确列出，总经理签字后方可盖章。

3、保管人应对文件内容和印章证照使用登记表上登记内容及审批表上的内容予以核对，经核对无误后方可盖章和借用。

4、未经法人同意，不得在空白支票、票据、公文纸或未填好内容的介绍信、证明、合同等文件上盖章。

5、已盖章的文件若不能使用，必须交回印章所属保管人处销毁，并在原登记表处注明。

6、借出的证照原件办理完毕后，必须于当日交总经办登记保管。

7、证照不得随便复印，如办理业务现场急需复印，需事后回总经办补办登记申请手续。

8、证照复印件对外提供时，需在盖章处写明“仅用于XXXX事务”。

9、印章证照保管及使用人，应妥善保管，不得遗失，否则承担由此造成的一切责任。

10、印章证照的保管人严格执行公司印章证照管理制度，不得私自使用，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。

11、原则上严禁携带各类印章证照外出，特殊情况需外带使用的，经总经理授权批准并做好相关登记后，方可带出公司。印章证照外出期间，借用人只可将其用于申请事由，并对印章证照的使用后果承担一切责任。

12、公司各部门印章证照有异常或遗失的，应立即向公司总经办报告，并在1小时内向公司总经办提供书面报告，由公司依法公告作废，重新刻制印制。

13、印章证照使用登记表由印章证照保管人填写和保管。每月印章证照保管人将当月印章证照使用登记表与审批单整理归档。

六、印章证照使用审批程序

1、所有印章证照的使用必须符合公司业务需求，在钉钉上发起用章申请的审批，并填写《印章使用登记表》、《证照使用登记表》进行审批备案。

2、公司印章证照使用审批程序：部门负责人→分管领导→总经办，并抄送人力资源中心与印章证照管理部门。

七、印章证照使用范围

1、公司公章主要用于：公司对外签发的文件；公司与相关单位联合签发的文件；由公司

出具的证明及有关资料；公司对外提供的财务报告；公司章程、协议；员工的调动、离职、任免及聘用、社保办理等相关材料。

2、公司合同章主要用于：对外投资、合资、合作协议；各类经济合同等。

3、财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务，发票专用章主要用于发票的开具。

4、公司法人私章或总经理私章主要用于需加盖私章的合同，财务及报表各类文件。

5、公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。

6、公司证照主要用于公司办理相关业务，不得用于办理私人业务。

八、失职责任

1、严禁私自刻制印章或涂改合成印章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任，承担法律后果。

2、未按印章证照使用流程登记和未经审批同意而私盖印章，私用证照者，承担一切后果，公司追究其法律及经济责任。

3、由于审批人的错误决定或者印章证照保管人的过错行为履行盖章或者证照借用手续而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处罚，情节严重的要

承担法律责任。

4、公司各部门相关关责任人员不得违反上述规定，一旦发现和查出，根据情节，给予相关责任人100-2000元的罚款，情节严重并给公司造成重大损失的，公司将其提交司法机关追究其民事责任和刑事责任。

九、支持性文件(参见附件)

附件1：《印章登记备案表》

附件2：《证照登记备案表》