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文件与记录控制程序
1.目的
建立和规范公司文件、记录以及其他各类信息的管控。
2.适用范围
适用于公司内部所有文件、记录、其他信息的管控
3.相关文件
4.定义
4.1.文件:信息及其承载媒体。
4.2.受控文件:对文件的制定、修改、发放、使用、标识、修
改、回收、保存、销毁等管理状态得到控制的文件。
4.3.非控文件:受控文件的非控副本,因文件外发等需求产
生。发放后不需要对文件的状态进行控制,不需控制非控
副本的修改,也不需进行回收。只有受控文件,才可增领
非控副本。
4.4.归档:将文件和记录进行整理、保存的过程。
4.5.一级文件:管理手册
4.6.二级文件:程序文件
4.7.三级文件:技术文件、制度类文件、品质类文件等用于规
范、指导相关做作业的文件。
4.8.四级文件:即质量记录表单等,阐述所取得的结果或提供
所完成活动的证据的文件。质量记录包括但不限于电子
版,纸版等形式。
4.9.技术文件:设计文件、工艺文件、产品、模具和工装的图
纸以及设备维护使用等文件。
4.10.设计文件:产品、过程设计开发阶段输出的文件,包括设
计任务书、使用说明书等。
4.11.工艺文件:指导生产工艺和现场操作的文件,包括工艺卡
片、工艺流程图、作业指导书等。
4.12.图纸类:产品、模具和工装等的图纸。
4.13.设备维护使用类文件:设备的操作规程,维护保养工作指
示、实验仪器资料、量检具资料(含相关软件及电子信
息)等。
4.14.品质类文件:产品及生产过程品质管理相关的检验规范、
检验标准、检验卡片等。
4.15.管理类文件:各部门与质量管理体系相关的管理办法、规
定、制度等。
4.16.企业标准、技术条件:适用于本公司的各类型企业标准、
技术条件。
4.17.外来文件:与公司运作及产品相关的来自于公司外部的文
件,如顾客标准/图纸、国家标准、行业标准、地方标
准、企业标准、法律/法规等。
4.18.试制受控:量产前产品试制阶段或量产过程中变更验证阶
段需现场使用的系列工艺文件、检验文件等,因试验或试
制原因无法正常受控而采取的临时受控方式。
5.职责
5.1.文控中心
5.1.1.负责文件制订/修订和审批过程的监控、文件的受控、
发放、回收、废止和销毁;
5.1.2.负责文控系统中文件、记录和其他资料及信息的维
护、更新、存档和发布;
5.1.3.负责对往来文控中心的文件、资料和记录进行审查、
授权、放行和监督。
5.2.体系专员
5.2.1.负责公司文控系统的构架,文件和资料记录规范化模
板的建立和完善;
5.2.2.负责文控规则的宣导、培训和指导,确保相关人员理
解和遵守。
5.3.文件制定部门和记录保持部门
5.3.1.负责文件的评审讨论,并按照文控中心发布的格式进
行文件制订、会签、审批、修订、废止等;
5.3.2.负责妥善保存下发至本单位的文件,负责按照本文件
的要求填写和保存记录资料;
5.3.3.负责将文件、记录和资料修改及异常的任何信息,上
报文控中心,并协助文控中心处理。
6.程序
6.1.文件的策划
6.1.1.文件制订以不违背相关法律、法规、行业标准、强制
性规定等为前提;
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