ISO17025：2017档案管理程序.docxVIP

档案管理程序

编制

***

日期

2021-3-27

审核

***

日期

2021-3-29

批准

***

日期

2021-3-30

2021-4-1发布2021-4-7实施

****************股份有限公司检测中心程序文件

第

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档案管理程序

ZLJC-2021-CX-030版本：1/0

1.目的

建立适合本中心实际情况、符合档案要求的档案管理制度，保证各类记录、资料的保密要求和方便检索，为管理体系和检测工作运行情况提供证据，特制定本程序。

2.适用范围

适用于本中心各类文件、检测资料、记录、仪器设备档案、人员技术业绩档案的管理。

3.职责

3.1综合科负责各类文件、记录、资料的归档和档案的管理；

3.2综合科负责检测报告的归档管理工作；

3.3设备管理员负责与仪器设备有关的档案管理工作；

3.4各部门及人员负责在日常工作中的记录的保存和管理。

4.程序内容

4.1分类

本中心应将各类文件、记录、资料定期及时地归档，这些文件、记录、资料包括：

（1）《管理手册》；

（2）《程序文件》；

（3）技术性文件、资料（如：各类作业指导书、标准、规范等）；

（4）仪器设备档案；

（5）人员技术档案；

（6）检测原始记录，检测报告/检测报告副本；

（7）各类质量记录和技术记录，详见《记录管理程序》；

（8）行政管理文件（包括本中心内部和外部文件）；

（9）本中心年度工作计划、总结、发展规划等；

（10）科技项目（包括科研、技改）档案；

（11）供应商、服务商记录、资料；

（12）CNAS许可证书及附表；

（13）其它需归档的文件资料。

4.2档案的管理

4.2.1各部门和相关人员在其职责范围内整理需归档的文件、记录和资料后，交综合科文件档案管理员统一归档。文件档案管理员应检查归档资料的完整性和规范性，对符合要求的资料应作交接签收手续，不符合规定的文件有权拒收直至符合要求为止。一般一年集中收档一次，当年第一季度归档上一年度的资料；

4.2.2本中心检测报告由综合科归档，执行《报告结果控制程序》；与仪器设备有关的档案资料由设备管理员直接归档，执行《设备管理程序》的相关规定；本程序所规定的相关要求同样也适用于报告和设备档案的管理；

4.2.3文件档案管理员对接收的资料应进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，记录于《归档登记表》。必要时，应制定档案的分类大纲，编制检索卡片，建立台帐和查阅手续，编制档案保管期限表；

4.2.4应有必要的设施保证档案贮存环境条件的符合性，如采取防潮、防尘、防蚁等措施；

4.2.5档案存放地应有明显的标识，并采取有效的防护措施（如防盗、防火等），以保证档案贮存的安全。文件档案保管员应定期检查档案的保存情况，对损坏的档案，应采取修补措施；

4.2.6档案不允许外借。档案查阅应由查阅人填写《文件（档案）查阅、复制登记表》，经中心主任（外单位人员查阅）或部门负责人（所内人员查阅）批准后，由文件档案管理员办理查阅。需复印的档案，由复印要求人填写《文件（档案）查阅、复制申请表》，由中心主任批准，文件档案管理员复印后将复印件交给需求者。

4.2.7文件档案管理员应做好档案的保密工作，以及保证档案室内的清洁、整齐。

4.2.8超过存档期限的档案，由文件档案管理员填写《文件销毁（留用）申请单》，经中心主任批准后，由两个及以上的人员实施销毁。

4.3档案保存期限：

（1）检测原始记录、检测报告副本、证书保存期限6年；

（2）测量不确定度分析记录，长期保存；

（3）实验室间比对、质量检查记录，保存期限6年；

（4）管理体系审核和管理评审记录，保存6年；

（5）开展技术校核活动记录，保存期限6年；

（6）新开展项目评审记录，保存期限长期；

（7）纠正偏离和允许偏离记录，保存期限6年；

（8）检测报告质量、仪器设备管理状况抽查记录6年；

（9）客户投诉处理记录，保存期限6年；

（10）其它质量活动记录，保存期限6年；

（11）人员技术档案：人员技术档案：保存到离开公司后再6年；

（12）仪器设备档案：保存到停用后再6年；

（13）本中心检测能力分析表：长期保存；

（14）本中心法律地位及建制文件：长期保存；

（15）本中心最高管理者、质量负责人、技术负责人任命文件：长期保存；

（16）本中心中层干部任职文件，质量监督员、内审员、授权签字人聘任文件，长期保存；

（17）《管理手册》、《程序文件》和《作业指导书》，保存最新有效版本；

（18）其它应存档的记录。

5.引用文件

5.1《记录管理程序》