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监理办档案管理制度
总则
一、为了加强驻地办档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据省交通建设管理局《公路工程建设项目竣工文件编制办法》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性。
二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。
三、档案管理体系与职责
驻地监理工程师负责档案的全面工作，工程技术档案由副主驻地管。驻地办诚恳接受高速公路建设单位的指导和检查。
（一）主管
1、副驻地贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。
2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。
3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。
（二）档案管理
1、档案管理由内业工程师负责，贯彻执行本制度统一管理档案。
2、内业工程师负责做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
3、根据《公路工程建设项目竣工文件编制办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交高速公路建设单位档案室，并办理移交手续。
4、各标段接受档案管理人员的业务指导和检查，在工作中接受主管领导和档案管理负责人的领导。
5、内业工程师对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。
四、驻地办应加强对档案工作的领导，并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入管理及考核范围，内业工程师要参加工作例会和工程质量评定会，参加各单项验收和工程项目总验收。
文件材料的形成、积累、整理、归档和移交
一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。
二、做好监理检查记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证、监理日志等。
三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按要求将具有参考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。
四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理。
五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
1、归档文件、齐全完整；
2、分类清楚，保持联系；
3、题名确定，容易查找；
4、卷内排列，系统条理；
5、保管期限准确；
6、密级划分恰当；
7、卷皮书写，正楷整法；
8、案卷装订，整齐美观；
9、声像资料，清楚清晰。
六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。
七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，并有完备的清点、签字等交接手续。
八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据新疆维吾尔自治区交通建设管理局《公路工程建设项目竣工文件编制办法》分类编号体系完成案卷的编目工作。
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