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公文管理作业指引

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指引概况

指引目的

为使公文拟写、审批、处理工作规范化、制度化、标准化，提高公文公文质量和处理效率

适用范围

适用于本部各部门及各项目公司的公文制作、传递等管理。

定义

企业公文：企业在实行管理的过程中所形成的具有效力和规范体式的公务收发文负责人；

决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员；

通告：适用于向在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；

通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部；

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；

报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况或问题、提出意见或建议、答复上级领导的询问或要求时所使用的陈述性的公文，着重于汇报工作，不一定要求上级答复；

请示：适用于向上级单位请求批示、批准；

批复：适用于答复下级单位请示事项；

会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

指引主导及参与部门

行政管理部/综合办（项目公司）（主导）、本部及项目公司各部门

部门

流程中承担职责

董事长

1、负责公司对外发文的签批

总经理

负责本部内部发文的签批；

负责审核本部及项目公司对外发文。

行政总监

负责审核本部对内发文；

负责审核本机及项目公司对外发文。

项目公司负责人

负责审批项目公司对内发文；

负责审核项目公司对外发文。

行政管理部/综合办（项目公司）

制定、落实公文处理业务规范，做好公文处理，统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁；

负责公文办理过程中的督办工作；

负责审核对外发文；

完成与公文处理有关的其他工作。

本部及项目公司

各部门

落实完成领导批办公文中的事项和任务；

起草与本部门业务相关的以本部或项目公司名义对外单位、对上级单位或对下属企业的发文稿；

指定专人负责公文管理，负责本部门日常公文的收发、登记、归档工作及公文送审过程中的传递工作。

工作程序

2.1行文规则

2.1.1符合公司的规章制度和有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。

2.1.2情况确实，观点明确，内容全面，表达规范，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点明确，篇幅简短。

2.1.3人名、地名、数字、引文准确，时间应写具体的年、月、日。

2.1.4公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。

2.1.5公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

2.1.6公文应按照其格式的标准和要求进行书写。

2.2公文办理

2.2.1公文办理分为收文和发文办理。

收文办理一般包括登记、分发、拟办、批办、承办、督查、立卷、归档、销毁等程序，收文流转之前必须填写《收文登记表》。

发文办理一般包括拟稿、审稿、核稿、签发、登记、打印、校对、用印、发送、立卷、归档、销毁等程序。发文填写《文件传阅发放单》和《发文登记表》。

2.2.2行政管理部指定专人负责公文的收发、登记及传递工作。本部各部门和项目公司应指定专人负责本部门、本单位日常公文的收发、登记、归档工作及公文送审过程中的传递工作。

2.3.3收文办理

1）需要办理的公文，行政管理部应当根据内容和性质，及时提出拟办意见送相关负责人审批；或者交有关部门办理，内容涉及几个部门的，应当确定一个主办单位。紧急公文，应当提出办理时限。

2）承办单位接文后，应当抓紧办理并在5个工作日内答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围内处理的或者不适宜由本单位办理的公文，应当迅速返回行政管理部并说明理由。

3）对限期办理的重要公文，行政管理部要登记备案并及时检查催办，文件在行政管理部停留不得超过半天，急件随时处理，不得积压。定期的资料性文件，由行政管理部按规定范围发送有关人员传阅。每月末汇总一次文件处理情况。

2.3.4

1）公文的拟稿、审核、签发权限：

外部发文：以公司名义行文，由主办部门经办人拟稿并填写《呈批报告》，经法务专员、主办部门各级分管领导以及审核后，送行政管理部/综合办（项目公司）核稿，报总经理审核、董事长签发。

内部发文：由主办部门经办人拟稿并填写《呈批报告》，经主办部门，分管领导审核后,交行政管理部/综合办（项目公司）进行统一编号，由总经理或项目公司负责人（项目公司）签发。

2.3.5公文的传阅：

1)需要在一定范围内周知或共同执行的事项，行政管理部需将各类公文发放至各相关部门，在相关范围内进行传阅周知。

2)各