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档案管理指引

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指引概况

指引目的

规范公司各类资料的归档、使用与管理，保证档案的完整性、真实性和合理使用。

适用范围

适用于公司各类资料的归档、保管、使用和销毁。

定义

无

指引主导及参与部门

行政管理部/综合办（项目公司）主导、本部及项目公司各部门

部门

流程中承担职责

总经理

负责档案销毁的审批。

行政总监

审批本部机密类资料的借阅申请；

审核本部和项目公司档案的销毁。

项目公司负责人

审批项目公司机密类资料的借阅申请；

审核项目公司档案的销毁。

行政管理部

（本部主导）

负责本部各部门递交归档资料的审核、分类归档；

负责本部各部门归档后档案资料的借阅办理；

审批本部内部类和秘密类资料的借阅申请；

审核机密类资料的借阅申请；

负责对档案进行日常管理和定期维护；

负责本部过期档案的销毁，审核项目公司过期档案的销毁。

综合办

（项目公司主导）

负责项目公司各部门递交归档资料的审核、分类归档；

负责项目公司各部门归档后档案资料的借阅办理；

审批项目公司内部类和秘密类资料的借阅申请；

审核项目公司机密类资料的借阅申请；

负责对档案进行日常管理和定期维护；

按季度将档案电子台帐报本部行政管理部备案；

负责项目公司过期档案的销毁。

本部及项目公司

各部门

负责本部门业务资料的日常保管、使用及归档移交。

工作程序

归档范围

归档范围包括：各部门办理完毕的能反映本企业工作、生活活动，具有查考利用价值的文件材料（如公文、信函、传真、图表、报刊、照片或胶片、音像制品、电子文件、实物档案等）。

文书档案

合同协议类：各公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

证书、证照类：各公司行政、税务等相关证书、证照。

公文类：

公司内外部外来文件：各公司对上级的各种申请及批复，政府部门针对本公司的指导性公文，需要本公司认真贯彻执行或参照执行的领导性公文，如：上级命令、决定、批复、规定、办法等；

公司内部文件：

本部、各项目公司召开的各类会议的文件材料，包括董事会会议、行政办公会议、专业会议等；

本部、各项目公司的各种正式发文,包括对内、对外，如：机构设置、撤并、名称更改、组织架构、人员编制、干部任免、工作条例、规章制度等；

本部、各项目公司主要职能活动中形成的公文材料，如工作请示、报告、计划、总结等；

各公司的财产、物资、档案等的交接凭证、清册及维修、保修等相关文件材料。

财务档案：会计凭证、会计帐薄、财务报告、其他核算材料。

人事档案：包括个人简历、学历证书、员工信息登记表、招聘、转正、体检、考核、工资、奖励、处分等文件材料。

工程技术档案

设计任务书及专各专业过程图纸（含电子版）；

政府批文、报告；

主管部门有关人防、环保、消防、交通、园林等的审查意见；

所有合同及相关的招投标文件；

施工文件及竣工图纸、竣工备案文件、结算文件、证件；

其他工程技术档案及图片资料。

营销档案

调研报告、策划报告；

各种营销室内外广告图片、软文、活动现场图片；

周、月营销报表、营销报告；

客户档案、商品房买卖合同及补充协议、附件（含业主身份证复印件）。

声像实物档案：

照片、录音、录像、印章、证章、锦旗、奖杯、牌匾、证物、标本、样品以及其他具有历史和纪念意义或研究价值的实物材料。

归档时间与周期

公司在日常工作形成的对内及对外单位的红头文件每月初第一个工作日归档一次；

各部门在各项生产经营活动中形成的各种合同、协议、文件资料要在五个工作日内归档；

在各部、委、办、局取得的各种文件资料、原始证件要在五个工作日内归档；

过程图纸在项目施工管理过程中暂由工程管理部保管,待项目工程阶段或项目子项结束后连同竣工图、工程洽商、技术变更统一归档。

各种声像资料每月度的第一个工作日归档一次；

各种获奖证书等，在获奖后一个月内归档；

相关获得部门应主动移交行政管理部/综合办档案室。

归档方式

本部各部门资料整理完毕后填写《资料移交登记表》，移交行政管理部进行分类归档；

项目公司各部门资料整理完毕后填写《资料移交登记表》，移交综合办进行分类归档；

行政管理部/综合办要按照上述分类进行分卷归档，并编制《卷内目录》后存放；

编号原则（范例）：

全宗号：

AXX地产本部

BXX项目公司

……

案卷号：

A验收、C财务、D结算、F作废、G规划、H合同、J监理、M会议、N内部、R、人事、S施工、T图纸、W竣工、X销售、Y外部、Z证件

类别：

a广告、b招标、c联系、d设计e行政、f方案、g规划、h合同、j基建、k会议、n人事、p购货、r报告、s施工、t通知、u物业、z租赁

行政管理部/综合办应同时根据档案分类和《卷内目录》编制档案资料电子台帐，以方便档案的管理和查询。

行政管理部/综