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采购合同与协议管理

管理文件

1.代理协议、2.采购合同或协议、3.供应商出库单

管理部门

财务部管理1、2、3原件；采购部管理1复印件

一

流程

合同形式

责任人

流程

说明

代理协议

总经理

1、签订代理协议

财务部

2、登记《代理协议登记表》，复印件交接采购部

采购合同或协议

采购部

1、签订采购合同，编号，登记《采购合同交接表》

采购部

2、在申请付款时将采购合同交付财务部

财务部

接收并审核合同，登记《采购合同登记表》；审核a、代理产品价格及赠送，b、高于历史采购价格和异常价格

供应商出库单（无采购合同的外购入库）

储运部

1、制作《外购入库单》，将供应商出库单附在其后。供应商出库单必有项：供应商名称、商品明细、供应商盖出库用章，若采购时付款需有收款人签字，注明收款情况

每周一中午12点前交接

2、将上周的《外购入库单》与对应的供应商出库单交接给财务部，填写《入库单交接表》

财务部

3、核对单据，准确无误后签收

供应商出库单（其它入库）

采购部

1、提供供应商出库单，制《其它入库单》，必须注明：供应商、借入商品明细、借入部门、责任人员、借入原由

每周一中午12点前交接

2、将上周的《其它入库单》与供应商出库单交接给财务部，填写《其它入库单交接表》

财务部

3、核对单据，准确无误后签收

说明

1、采购订单上需注明采购合同编号与对应的销售合同编号；

2、付款申请单上需注明采购合同编号与对应的销售合同编号。

3、用于销售的其它入库单上需注明对应的销售合同编号。

二

管理表样

管理部门

表样名称

管理要求

采购部

1、《采购合同交接表》

2、《其它入库单交接表》

储运部

3、《入库单交接表》

财务部

4、《代理协议登记表》

5、《采购合同登记表》

6、《合同借阅记录表》

合同借出与复印需总经理同意

三

采购合同编编码规则

CG+四位年度编号+两位月度编号（签订合同的月度）+三位顺序年度累计编号，例：CG201401001

签发人：执行日期：

抄送：总经理，内务副总，采购部，财务部，客服部，储运部