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档案管理工作规范

第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作，充足发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实行办法》，结合集团档案管理规定，特制订本管理规范。

第二条公司档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，重要涉及文书档案、会计档案、基建档案、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。

第三条本工作规范合用于**公司的档案管理工作。

第四条档案采用集中与分散共用，兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则，采用“分散管理，统一制度，集中检查，定期培训”的措施，逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。

第二章档案管理职责及人员规定

第五条各部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指导，实行归口管理。

第六条办公室负责本公司档案的管理工作，指定专人负责本公司各类文献资料的收集、整理和归档工作，保证档案的完整、准确、系统、安全和有效运用。

第七条各部门应配备兼职档案管理人员。建立档案人员岗位责任制。根据本规范制定本专业管理细则。

1.档案管理人员规定大专以上学历或同等知识水平，具有专业知识。遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精神。

2.认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定，做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供运用等工作。

3.加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能力。

4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持库房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。

第三章档案的收集归档

第八条归档范围：公司在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文献材料都应纳入归档范围（详见附件1：公司档案分类编号大纲）。

第九条归档文献材料的重要来源有：

—本公司形成的文献材料；

—本公司引进项目、外购设备等接受的文献材料；

—本公司参与的合作项目，合作单位按规定应向本公司提交的文献材料；

本公司执行、办理的外来文献材料。

第十条归档时间

1.党群、行政管理、经营管理和生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的次年一季度归档。

2.科技档案在其项目鉴定前归档，工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品档案应定期或按阶段归档。

3.产权产籍、质量认证、资质信用、协议协议、知识产权等文献材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文献材料应在开箱验收或接受后即时登记归档。

4.会计档案由财务部门负责整理归档。

5.磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文献材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

6.应随时归档的材料：更新、补充的文献材料；公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文献材料；公司资产与产权变动过程中形成的文献材料；其他活动中形成的文献材料等。

第十一条归档规定

1.实行部门、项目及专项工作的文献收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文献材料整理后归档。

2.归档的文献材料应完整、准确、系统，其制成材料应有助于长期保存，图文笔迹应符合形成文献设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量规定。

3.归档的文献材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

4.非纸质文献应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

5.文书类归档文献材料一般一式一份。重点工程档案规定一式两份，其中原件由项目产权单位办公室收集、整理、编目后，按规范规定向集团公司设计院移交保存，副本由产权单位办公室负责归档保管。

6.两个以上单位合作完毕的项目，应以协议、协议约定文献材料归档。主办单位一般应保存全套文献材料，协办单位保存与所承担任务相关的正本。

7.文献材料形成部门应就归档文献材料准备具体的文献目录并填写《档案交接登记表》（见附录图1）。重要项目文献材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

第十二条档案归档流程

一、基建档案的归档流程严格按照设计院下发的科技档案管理办法执行。

二、公司的档案归档流程

1、文献材料形成部门应按期将上一年形成的归档文献材料进行整理随同《档案交接登记表》向本公司办公室移交。

2、公司办公室接受时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保存一份。

3、公司办公室定期组织检查