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中化泉州石化有限公司档案管理规定

QZSH-ZD-ZH-0004-2011

（2011年4月13日发布）

第一章总则

第一条为加强中化泉州石化有限公司（以下简称“公司”）档

案管理，实现档案管理科学化、规范化、标准化，保证档案齐全、

完整、准确、系统，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管

理规定》、《中化股份公司档案管理规定》，结合公司实际，特制定本

规定。

第二条本规定所称档案指公司筹备、成立、建设、生产、经营、

管理等各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、

电子数据等各种载体的历史记录。

第三条档案管理是公司基础管理和国有资产保全的主要组成

部分。公司档案管理工作实行统一领导、统一制度、集中管理的原

则，既要维护档案完整与安全，又要便于公司有关部门研究和利用。

第四条各部门及员工都有依法保护和使用公司档案的权利和

义务。档案管理应列入各部门的工作计划，纳入有关人员岗位职责，

纳入绩效考核内容。各部门下达工作任务时，同步提出文件材料归

档要求；检查工作进度时，同步检查文件材料形成情况；验收、鉴

定工作成果时，同步验收、鉴定文件材料归档情况；总结时，同步

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归档移交文件材料。

第五条项目竣工验收、设备开箱、产品鉴定、科研课题审定

时，应有文控人员或档案管理人员参加。

第六条公司各部门在起草、签订合同、协议时，应把文件材

料归档要求写入条款。

第七条公司各部门定期向档案管理部门报送文件材料积累目

录，按时移交归档文件材料；凡公司工作、业务产生的具有保存价

值的文件材料，任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁、据为已

有或拒绝归档。

第八条公司员工调离或退休时，必须办理档案归还手续，由档

案管理部门确认后方可办理离司手续。

第九条本规定适用于全公司。

第二章档案管理机构

第十条办公室是公司的档案管理部门，负责组织档案收集、整

理、统计、保管、鉴定、销毁和提供利用工作。

第十一条公司建立档案管理工作网络，凡形成具有保存价值的

文件材料的部门，都是档案管理工作网络成员部门；各成员部门应

明确分管领导，并根据档案业务总量设置一名或以上专(兼)职档案

(文控)管理员。

第十二条档案管理部门通过档案管理工作网络开展工作，贯

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彻落实上级部门有关档案管理各项规定、规范等要求，指导文件材

料的收集、整理和归档；监督、检查档案管理各项规定、规范的执

行情况。各成员部门及专(兼)职档案管理员应积极支持与配合。

第三章档案管理职责

第十三条档案管理部门职责

1、宣传、贯彻国家和上级部门有关档案管理工作的法律、法规、

方针政策及业务规范。

2、编制和解释公司档案管理方案及档案管理规章制度、业务规

范。

3、集中管理公司档案，统筹规划档案的收集、整理、保管、鉴

定、销毁、统计和提供利用工作，建立完善的档案检索工具。

4、对公司各部门的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

5、负责档案信息化建设，开发多种形式的档案信息资源，使档

案信息化建设与公司信息化建设同步发展。

6、组织档案管理员参加业务培训，不断提高业务水平和理论知

识，开展档案管理工作网络成员的业务培训和交流。

7、负责公司内部档案管理工作检查和迎接上级档案管理工作检

查。

8、对公司档案管理工作质量负责。

第十四条档案管理工作网络成员部门职责

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1、落实公司档案管理工作的规章制度、业务规范。

2、负责部门归档文件材料的形成、积累、接收、审核、发放、

折叠、整理、立卷，保证文件材料完整、准确、系统，并按时归档。

3、保持部门专(兼)职档案员的稳定，若有变动，及时通知档案

管理部门，并监督专(兼)职档案员做好工作交接。

4、部门员工调动时，监督其办理档案归还。