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ERP流程配套制度

制度名称：

换货维护管理制度

制度编号：

SD-070

二○○四年四月

DHIDCW-SD-070换货维护管理制度

DHIDCW-SD-070

换货维护管理制度

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目的和适用范围

目的

为规范ERP系统换货的更改、新增操作，方便集团公司各级用户查询、参考和使用ERP系统的换货资料，实现资源的统一、共享，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于各类用户的换货需求需要ERP系统进行更改、新增时提出申请的所有部门，对换货数据的相关信息进行归口管理和审批的业务或职能部门，归口进行主数据维护的部门，以及所有参与上述工作的员工。

职责

申请的提出

当存在有下列情形时，营销部及相关经营单位必须提出申请对换货主数据进行更改、新增。

当新增的换货需求需要进入ERP系统处理业务时由营销部及相关经营单位填写换货维护（创建）申请表。

当换货需求因所需产品技术参数（或其它）要素发生变化时,营销部及相关经营单位填写换货主数据维护（修改）申请表。

申请表相关数据的完善

申请部门的申请表格交ERP系统主数据维护员后，由主数据维护员对照表格判断是否有另外的数据需要其他部门进行完善时，由系

统主数据维护员将相应表格分发至相关部门。

营销部及相关经营单位对换货数据的一般和基本视图进行完善。

相关部门对相关视图进行完善。

换货数据的维护

换货数据的维护只能由ERP系统的换货维护员进行相应的更改、新增，ERP系统的换货维护员必须凭各部门审批签字盖章的申请才能进行维护，数据不完整不得维护。

工作程序

正常维护流程和处理时间规定

由申请部门的主数据归口管理人员根据需要填写表格，经本部门主管领导批准，通过OA系统将表格发送给换货维护员，同时还必须用电话通知换货维护员接收；换货维护员必须在接到表格的4小时内对表格进行处理，需要其它部门完善相关数据时，通过OA系统将表格转发给其他部门的换货维护员归口员，同时用电话另行通知；其他需要对换货维护申请表上相关项目进行完善或审批的部门在接到ERP系统的换货据维护员转发的表格后必须在4小时内处理完表格并转回ERP系统的换货维护员；ERP系统的换货维护员在接到相关部门转回的表格后必须在4小时内处理完毕并通知换货维护申请表提出部门。

因特殊情况的换货维护时间规定

当因客户需求（或其它原因）需要立即换货时，为了满足客户需求、

不给公司造成损失，提出申请部门必须在申请表上标明（紧急处理）字样，各处理环节必须在两小时之内处理完毕。同时提出部门必须另外发函通知相关部门。

其他规定

为了使换货维护员能够有针对性地联系各相关部门的人员，各相关部门必须将换货的处理归口一个岗位负责，并明确主管领导，换货维护员只同归口人员进行联系。

换货维护员对检查的换货维护申请表的结果及处理时间进行登记，作为对申请表提供数据的相关部门人员的考核依据，相关人员对换货维护员的处理时间进行记录，同样可以检查换货维护员的工作效果。

考核办法

处理时间超时考核

换货的处理部门必须在规定的时间内处理完规定的业务，没有按期完成，每次扣归口人员50元，扣处理部门分管领导20元，月累计达到3次或3次以上按每3次另扣责任部门200元。

对申报不实的考核

换货维护申请部门所报需要增加的新换货，如果被系统管理员查出不是公司客户所需的换货（或其它原因）时，第一次扣责任人20元，

扣责任部门50元，第二次加倍扣款，并将相关记录作为业绩考核依据。

对维护员维护数据输错的考核

ERP系统换货维护员录入错误，每条记录扣50元。