旅行社计调工作作业流程及注意项目.docVIP

旅行社计调工作步骤

一、报价：

?????依据对方询价编排线路，以《报价单》提供对应价格信息（报价）；

?????二、计划登录：

?????接到组团社书面预报计划，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等相关信息登录在当月团体动态表中。如遇对方口头预报，必需请求对方以书面方法补发计划，或在我方确定书上加盖对方业务专用章并由经手人署名，回传作为确定件；

?????三、编制团体动态表：

?????编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其它特殊要求等逐一登记在《团体动态表》中；

?????四、计划发送：

?????向各相关单位发送计划书，逐一落实。

?????1、用房：依据团体人数、要求，以传真方法向协议酒店或指定酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确定。如遇人数变更，立即做出《更改件》，以传真方法向协议酒店或指定酒店发送，并要求对方书面确定；如遇酒店无法接待，应立即通知组团社，经同意后调整至同级酒店。

?????2、用车：依据人数、要求安排用车，以传真方法向协议车队发送《订车计划书》并要求对方书面确定。如遇变更，立即做出《更改件》，以传真方法向协议车队发送，并要求对方书面确定。

?????3、用餐：依据团体人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划书》。如遇变更，立即做出《更改件》，以传真方法向协议餐厅发送，并要求对方书面确定。

?????4、地接社：以传真方法向协议地接社发送《团体接待通知书》并要求对方书面确定。如遇变更，立即做出《更改件》，以传真方法向协议地接社发送，并要求对方书面确定。

?????5、返程交通：仔细落实并查对计划，向票务人员下达《订票通知单》，注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，立即通知票务人员。

?????五、计划确定：

?????逐一落实完成后（或同时），编制接待《确定书》，加盖确定章，以传真方法发送至组团社并确定组团社收到。

?????六、编制概算：

编制团体《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写《借款单》，和《概算单》一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。

?????七、下达计划：

?????编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团体计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包含：名单表、向协议单位提供加盖作业章企业结算单、导游人员填写《陪同汇报书》、游客（全陪）填写《质量反馈单》、需要现付现金等，票款当面点清并由导游人员签收。

?????八、编制结算：

填制企业《团体结算单》，经审核后加盖企业财务专用章。于团体抵达前将结算单传真至组团社，催收。

?????九、报帐：

?????团体行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《陪同汇报书》、《质量反馈单》、原始票据等立即向部门计调人员报帐。计调人员具体审核导游填写《陪同汇报书》，以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。

?????十、登帐：

?????部门将包含到该团协议单位相关款项立即登录到《团体费用往来明细表》中，方便查对。

?????十一、归档：

?????整理该团原始资料，每个月底将该月团体资料登记存档，以备查询

组团社日常工作步骤

组团社日常工作步骤

???第一步：市场策划人员依据搜集到旅游情报等信息决定推广什么样旅游线路，让后和计调人员确定线路可行性，同时计调也核实出线路成本价格，市场策划作出每一条线路销售价格，行程，接待容量等计划。

??上述步骤是指靠策划－广告收客旅行社，假如是已经接到关系用户，关系用户会直接告诉旅行社需要什么样线路，计调会依据指定来计划线路，关键是寻求地接社和预定往返票。

??第二步：市场销售人员开始接待游客，同时把接待到游客情况给计调以预定票务，预定地接社，这些接待情况也被反馈到市场策划人员那里，市场策划人员也就知道了自己线路市场反应情况。

??第三步：团体或散客成行，地接社开始接待，游程结束后，游客意见反馈到组团社。

第一降低组团社同行销售成本

??市场策划人员决定销售线路时，搜集信息有市场信息，组团社同行信息，地接社信息，其中组团社同行信息完全能够从我们交易网上取得，比如：现在海南包机基础是做散客同行，组团社接到小团体，散客基础交给海南包机组团社，因为海南包机组团社单位成本低，所以包机组团社将自己每日或每七天同行包机航班、价格、线路等信息经过传真发给每一个旅行社，但海南线价格变动及航班变动是比较大，传真一次发一个旅行社，成本