第2章办公室事务管理课件(共30张PPT)《行政秘书学》（人民大学版）.ppt

社区管理公共管理硕士（MPA）系列教材第2编第2章第2章办公室事务管理2.1办公室事务管理及其对行政秘书的能力要求提供贴心的来客接待创造舒适的办公环境形成高效的日常流程培养规范的业务操作2.1.1办公室事务管理的概念第2编第2章2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求1.能够识别良好的工作环境的内容和作用，并掌握创造良好的工作环境的方法；2.能够识别、理解并掌握开展日常事务工作的方法和技巧；3.能够了解和掌握提高办公室效率和加强时间管理的基本方法；第2编第2章2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求4.能够了解和掌握办公自动化的基本操作方法；5.能够识别和掌握进行信息管理的要求、程序和方法；6.能够识别、理解并掌握接待工作的一般程序、规则、礼仪规范。第2编第2章2.2.1办公室的自然环境空间环境视觉环境听觉环境空气环境2.2办公室环境管理第2编第2章2.2.2办公室的布置1.空间布局的合理2.色彩搭配的相宜3.办公室设备的优化（1）优化办公室的照明设备。（2）优化办公室的隔音设备。（3）优化办公室的空气调节设备。（4）优化办公室的办公设备。4.办公室环境的美化第2编第2章2.2.3办公室安全管理1.办公室可能遇到的潜在十大危险（1）办公家具和设备摆放不当，阻挡通道；（2）拖拽电线或电话线；（3）家具或设备有突出的棱角；（4）绝缘不彻底；（5）电路负荷过大；（6）接线松开或有危险；（7）柜橱顶端堆放过多物品导致倾倒；（8）灭火设备已损坏；（9）在密闭容器内烧水或倒热水；（10）地板打滑。第2编第2章2.2.3办公室安全管理2.防范办公室潜在危险的工作首先，要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；其次，发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；再次，如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决；最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在相关的隐患记录和处理表上。第2编第2章2.2.4办公室的整理1.领导办公室和接待室的整理（1）尊重领导意愿。（2）贴心的设计。1）桌子和办公器材是否摆放平稳，有没有歪斜和灰尘。2）时钟是否拨准，并保持走动。3）日历上的日期是否准确。4）办公室内的温度和湿度是否调到适宜的程度。5）盆景、挂画的位置是否得体并整理好了。6）花卉是否定期浇水。7）报纸杂志是否是最新的一期。8）书架是否归置妥当。9）摆放在领导办公桌上的用品是否已整理好。10）文具、便笺是否补充。第2编第2章2.2.4办公室的整理2.行政秘书办公室的布置和整理（1）行政秘书的办公桌上，电话一般放在左边，便于左手摘机，右手执笔做记录；计算机一般放在桌子的右边，或放在计算机桌上。（2）准备一些敞开的文件夹，可以存放需要领导签署的文件；已经阅读的文件、处理完毕的文件和资料，在文件夹上贴上相应的标识条；处理完毕的文件和资料应该妥当放置，如放在带锁的抽屉或柜子中。（3）把各种笔、胶水、剪刀等文具分门别类地放在文具用品盒内，用完后物归原处。第2编第2章2.2.4办公室的整理2.行政秘书办公室的布置和整理(4）办公桌抽屉里的物品摆放要整齐，要经常清理；存放公章、介绍信、机密文件的抽屉必须带锁。（5）办公室里各种类型的文件柜要分门别类地安放文件、资料和物品，并贴上标识。（6）每天下班前要整理好自己的办公桌，把文件收藏好,以免丢失和泄密；要仔细检查计算机、复印机、空调等的开关是否关上，抽屉、柜子是否锁好，确保万无一失。第2编第2章2.3.1电话接打与邮件处理1.电话接打2.邮件处理2.3日常办公第2编第2章1.电话接打（1）行政秘书接听电话。（2）行政秘书拨打电话。2.邮件处理（1）邮件的转交。1）需要呈给领导的信件，应根据重要程度进行整理，将最重要的放在最上面。