档案管理制度内容.doc

雅戈尔集团股份有限公司

综合档案管理制度

本标准规定了档案管理人员的职责，档案的收集、归档等一系列的档案管理制度。

一、综合档案室的职责

1、负责贯彻执行党和国家的有关档案管理的方针、政策、法规及省市档案工作有关规定。

2、负责集中公司内部档案的统一管理和所有档案的保管工作。

3、负责制订档案发展规划和工作计划及年度工作总结。

4、负责制订修改档案工作制度，办法和对业务部门执行情况的监督检查。

二、综合档案的任务

1、接受、整理编号、分类保管、编制检查工具、提供运用、组织鉴定、记录。

2、指导、督促和检查各部门兼职档案员的收集、整理、移交档案工作，把好入库的质量关。

3、参与公司重要设备仪器开箱工作。

4、办理档案借阅手续，积极开展档案资料的提供运用工作。

5、按保管期限和保存价值，做好档案资料的鉴定销毁工作。

6、档案室在接受档案时，应办理移交手续，档案人员调换工作时，必须办理交接手续。

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档案归档制度

一、归档范围：

凡本公司形成的文书档案、科技档案、实物档案、声像档案、会计档案等各项活动中形成的具有保存运用价值的文献材料均应归档。重要内容：

1、文书档案

a．党群类：有关党、工、团的文献、会议纪要，创建精神文明以及各项活动中形成的各类资料、照片；

b．行政类：有关本公司的总体规划、制度、厂务会议、活动、社会治安、消防、后勤福利、人事管理等有关资料；

c．证券类：公司的决策、决议、会议、有关证券方面动态发展；中报、年报；有关报刊杂志等相关资料。

2、实物档案

有关本公司的各种荣誉证书、奖章、奖杯，反映雅戈尔发展，具有保存价值的实物都应归档。

3、声像档案

凡是本公司在各项活动中形成的具有保存价值的，以照片、录音、录像带、光盘为重要形式的资料都应归入声像档案。

4、科技档案

a．产品方面：服装设计、工艺、服装图样、加工、原材料实验等形成的资料。

b．科技技术研究方面：新产品开发、技术改造、成果报奖等项目研究和管理的全过程。

c．基本建设方面：从工程项目建议、开发、落成一系列工程设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程资料。

5、财务档案

凡本公司在财务管理中各种会计凭证、财务帐簿、财务报表、文献等具有保存价值的材料。

6、其他方面材料

二、归档时间：

1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目在完毕任务后或告一段落时，将应归档的文献材料组成保管单位，由各部门公司负责人审定后，立卷成册，向综合档案室移交。

2、各项管理工作中形成的文献，规定在次年第二季度内将应归档的文献材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向综合档案室移交。

3、会计档案在本部门存放一至三年，次年6月前完毕组卷工作，向档案室归档。

三、归档规定：

1、归档的文献材料必须完整、对的、排列有序、编写目录。

2、归档的文献材料必须准确地反映公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3、归档的文献材料必须层次分明，符合其形成规律。

4、公司新购重要设备仪器和引进项目的文献材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文献材料并及时归档。

5、公司工作人员因公外出参观学习、考察和参与各种会议，收集获得的文献材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。

6、公司各类文献材料归档一式一份，比较重要和运用频繁的文献材料要适当增长归档份数。

7、照片档案归档规定：照片、底片、说明三部分组成；录像、磁盘规定附编号、内容、摄制者时间。

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档案借阅制度

为了充足运用档案资料，发挥档案工作的主观能动性，使档案资料保管完整，防止档案遗失和损坏，制定如下：

一、借阅档案者应先向档案员说明借阅理由和规定，借阅只限本人工作范围内，查阅后必须在运用登记簿上认真登记，写明借阅理由，如借阅规定不妥，档案员有权拒绝借阅。

二、外单位查阅者一律凭单位公函、介绍信，经有关领导批准后方可查阅。凡抄录复制档案的单位和个人都必须严格履行审批手续，经有关领导批准方可复制抄录。

三、档案运用者，归还档案时，工作人员必须当面查清、注销，如有损坏和丢失应及时追查，并报厂部，追究解决。

四、借阅密级档案，必须通过主管领导和档案主管负责人批准批示，方可借阅，手续不齐，档案员有权拒绝借阅，借阅者应严格遵守保密制度。

五、借阅者要精心保护好档案，不得在档案上随意涂划、折页、作记号，如导致档案资料损坏、遗失或失密者，应写出书面检查，并视情节经重追究解决。

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档案保密制度

一、公司档案室是公司机要部门，档案人员对公司档案的保密负有重要责任，档案人员必须有高度的责任感，反对麻痹思想，严防事故的发生。

二、不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不运用机密谋取私利。

三、各种机密档案材料，要实行定期清查和准