秘书写作实务市公开课金奖市赛课一等奖课件.pptx

秘书写作实务;第一章

概述;第一节秘书写作概述;第二节 公司公文分类;二、从内容上分

公司公文从内容上可分为行政性公文、社交性公文、运营性公文和商务性公文四大类。

1.行政性公文

公司行政性公文主要是由行政部门起草用于行政管理公文，惯用文种有决定、公告、告知、通报、汇报、请示、批复、会议纪要、计划、总结、简报、发言稿、启事等。

2.社交性公文

社交性公文是公司（或上司）与客户交往应酬性公文，惯用文种有请柬、贺信、邀请信、感谢信和唁函等。;3.运营性公文

运营性公文主要是由业务部门起草用于公司运营指挥、协调沟通公文，惯用文种有计划、汇报、方案等。

4.商务性公文

商务性公文主要是由业务部门起草用于与客户（假如公司规模比较大，也会用于与其它部门）沟通公文，大多以电子邮件和传真形式传送，惯用文种有协议、协议、投标书和函等。

当然，这种分类只是相正确，有些公文既能够归类于行政性公文，也能够归类于运营性公文。;第三节公司公文与行政机关公文区别;二、不过度拘泥于形式

企业公文因为需要追求时效性，不过度拘泥于形式，格式比较灵活。

因此，企业公文没有必要也不可能像行政机关公文那样拘泥于形式。;第四节 公司公文基本要求;二、主题明确

公司公文要想阐明什么问题，主题应当明确，并且要做到严谨，以免引起误解甚至混乱。

三、针对性强

公司公文普通要就事论事，不能把无关内容写进去。

四、格式规范

即使公司公文不一定要像行政机关公文那样拘泥于形式，但至少要做到结构完整、格式规范。

;五、简练明了

公司公文大多是用于商务信息交流，要求简练明了。

六、通俗易懂

为了让受文者完全明白自己想法和观点，自然要写得通俗易懂。

七、语法正确

秘书在学校读书时都多少学过语法知识，但是，无论是在说话还是写文章过程中，经常出现一些语法错误，影响交流和沟通，因此一定要高度注意。;第二章

公司公文写作基本办法;第一节准备阶段;第二节构思阶段;（2）集中

集中就是指秘书写作只阐明一个主题，表示一个思想，讲清一个问题，提出一个办法提议，沟通一个情况。

（3）针对性强

针对性强就是要求公文表示意思有较强针对性，最好是开门见山阐明某问题。;2.材料选择

选择材料必须依据主题需要，这是最主线原则。

选择材料应当做到真实、典型和新鲜生动。

（1）真实

材料是表现主题事实基础，只有基础牢固，主题才干站得住脚，公文才干起到应有作用。

（2）典型

要使材料能充足地表现主题，就要善于选择最含有代表性、最能概括和揭示事物本质材料，这就是典型材料。

（3）新鲜生动

新鲜生动材料能更加好地表现思想和主题。;二、材料剪裁

剪裁就是依据主题需要，对选定材料拟定主次、详略，进行加工处理。

总之，剪裁材料要依据主题需要，该详则详，该略则略，详而适当，略而不苟，有详有略，互相配合。;三、谋篇布局

所谓谋篇布局，就是对材料排列组合，即通常所说“搭架子”、安排结构。

公司公文结构布局普通要做到下列几点：

1.突出主题

在开头点明主题，然后通过主体内容集中阐发主题，并把它贯穿始终。

2.结构严谨

公文都要求结构严谨，层次脉络清楚，过渡与照应恰当。

3.完整匀称

完整就是指通篇构成一个统一整体，首尾贯穿，前后呼应，浑然一体。;4.遵循普通结构

（1）标题

标题是公文大纲和眉目，是公文内容精粹。

（2）开头

开头就是公文正文开始。好开头，就会像磁铁般吸引着受文者。

（3）主体

主体是公文主干和关键部分，表示公文主要内容。

第一，紧扣主题。

第二，段落分明，层次清楚。

第三，过渡和照应。

（4）结尾

结尾是全文收束。;5.列提纲

列提纲就是把想好公文格局用文字固定下来，以此作为写作时遵循“蓝图”。

（1）可帮助作者树立全局观念，从整体出发，去检查每一部分所占地位、所起作用。

（2）可使作者思绪条理化、系统化。

（3）可使作者成竹在胸，加快写作速度。提纲写法多样，没有定格，能够写得粗一些，也能够写得细一些。;第三节起草阶段;二、表示修辞

1.表示

普通表示方式主要有五种，即阐明、叙述、议论、描写和抒情。

下列重点简介阐明、叙述、议论这三种表示方式。

（1）阐明

阐明在公文中用得较多。

（2）叙述

叙述是一个叙说、简介事物发展过程表示方式。

（3）议论

议论是通过逻辑推理来证实观点、辩明是非，借以说服人表示方式。;2.修辞

修辞是依据表示和写作需要对语言加以利用和调整，也就是选择最恰当语言形式以加强表示效果。

（1）选词炼句

选词应注意确切和平易这两个问题。

（2）修辞格利用

修辞格是在修饰、调整语言，提升语言表示效果中形成语句结构形式，如比方、借代、排比等。

;三、选择适当语调

1.适当语调

一份成功公文所应采用语调就是“尊重”这两个字。

2.