药业采购与付款管理制度.doc

物资采购与付款管理制度（试行）

目录

第一章总则 2

第一条目的 2

第二条范围 2

第三条职责 2

第四条名词解释 2

第二章采购与付款的职责与权限规定 2

第五条采购职责与权限规定 2

第六条采购与付款业务各环节的执行原则 3

第七条采购与付款业务中各部门的职责划分 3

第三章物资的请购 4

第八条物资的请购流程 4

第四章供应商的选择、评估与管理 5

第九条供应商的选择 5

第十条供应商的评估与管理 5

第五章采购协议的签订、执行与管理 6

第十一条采购协议的签订 6

第十二条采购协议的执行 6

第十三条采购协议的管理 6

第六章物资采购的信息化管理 7

第十四条物资采购的信息化管理 7

第七章采购物资的验收与入库 7

第十五条采购物资的验收 7

第十六条采购物资的入库 8

第八章采购物资的结算与付款 9

第十七条付款申请 9

第十八条付款申请的审批 10

第十九条应付帐款的管理 10

第九章附则 11

第一章总则

第一条目的

为保证公司物资采购与付款的安全，规范物资采购与付款行为，控制采购成本，保证采购物资质量，建立健全公司内部控制系统，制订本制度。

第二条范围

本制度所涉及的内容重要涉及：职责与权限规定、物资的请购、供应商的选择、评估与管理、采购协议的签订、执行与管理、物资采购的信息化管理、验收与入库、采购结算与付款管理等。

第三条职责

公司各级负责人对采购、付款业务内部控制的建立健全、有效实行以及以上活动的真实性、规范性负责。

第四条名词解释

本制度所称物资，是指生产及经营使用的原辅料、包装物、低值易耗品、劳保用品、终端用品、办公用品、公司公寓生活用品、周转材料、固定资产等。工程项目、无形资产的购置另行规定。

第二章采购与付款的职责与权限规定

第五条采购职责与权限规定D

（一）原则上：

公司所有的物资采购归属于采购部门（涉及采购协议的签订），其他任何部门无采购权。

（二）特殊情况（如时间紧急）：

1、可由采购部门授权其他部门或人员采购，但采购部门仍承担管理责任。

2、被授权部门或人员应当在授权范围内执行审批、采购或付款业务，不得超越权限办理。

3、对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门或授权人报告。

4、严禁未经授权的机构或人员擅自办理采购与付款业务。

（三）重要的和技术性较强的采购业务：

应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而导致严重损失。

第六条采购与付款业务各环节的执行原则

（一）为防范经营风险，加强内部监督与审核，提高公司内控能力，应互相分离的不兼容岗位至少涉及：

1、请购与审批；

2、询价与拟定供应商；

3、采购协议的订立与审批；

4、采购与验收；

5、采购、验收与相关会计记录；

6、付款审批与付款执行；

（二）同一部门或个人不得执行采购与付款业务的全过程。

第七条采购与付款业务中各部门的职责划分

（一）物资需求部门：

根据年初预算和月度计划，按照《关于重要经济事项审批程序、核决权限及协议签订的有关规定》花红政字[2023]45号文（以下简称《经济事项规定》）的规定填制并逐级审批《经济事项申报审批表》，并对所需求物资使用的合理性负责。

（二）采购部门：

负责本公司所有物资采购的组织和管理工作，对公司的供货商进行评价，编制《合格材料物资供应商名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案，负责审核请购部门递交的《经济事项申报审批表》，审核并签订采购协议，实行材料物资采购的全过程。

（三）财务部：

负责对采购物资的品种、规格型号、数量、单价、金额以及采购协议(或订单)合法性、规范性、预算的执行情况进行审核，对所购物资的会计解决、付款负责。

（四）法务部门（法务专员或律师）：

从法律的角度保证采购协议(或订单)条款的合法性、规范性以及协议的严谨性。

（五）质量部及使用部门：

向采购部门提供所采购物资的技术标准和质量标准，对所购材料物资进行技术和质量验收。

（六）仓库管理部门：

对验收合格的物资的重量和数量负责。

第三章物资的请购

第八条物资的请购流程

（一）物资使用部门根据请购物资的性质，按照《经济事项规定》的规定按期填制《经济事项申报审批表》（《物资采购申请单》（附件一）作为《经济事项申报审批表》的附表一并提交），并按《经济事项规定》的流程完毕逐级审批。

（二）采购部门对《经济事项申报审批表》（含《物资采购申请单》）进行核对，结合请购物资的现有库存及最高库存标准拟定请购物资的采购数量及供货期，并在《物资