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档案管理制度

本文档案管理制度旨在规范置远集团档案的分类、装订、

归档、保管、查阅和销毁的管理。其中，档案范围包括公司内

部经营形成的各种资料、外部政府机关、行业部门形成的与公

司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料，以及下属全资、

控股子公司备案形成的与经营有关的资料。

档案管理部门由行政管理中心及财务中心共同管理，其中

行政管理中心为主管部门。行政管理中心的职责包括统一组织

编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类

目录、管理表格，指导、培训、宣传档案管理制度，组织、安

排、检查督导档案管理制度的执行，整理、保管公司人事行政

类和业务类档案，收集、整理、保管子公司备案的人事行政类

和业务类档案，以及收集、整理各部门档案分类目录，汇总建

立公司电子目录。财务中心的职责包括配合行政管理中心编制、

修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类

管理流程，收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

档案分类原则由行政管理中心统一集中管理，各部门不得

擅自增、减、变更档案分类和分类编号。档案分类可按内容、

保存形式、密级性等多种方式分类，公司档案主要采取按实质

内容进行分类。按内容进行分类主要包括章程、规章制度、通

知通报发文、会议资料、股东会、董事会、监事会决议和成员

资料、企业基本资料、经营目标、计划、总结、经济合同等。

1.行政后勤档案和员工福利包括基建项目、后勤福利文件

和资产清单等。

2.XXX资料包括人力配置、人力开发、人力薪酬、劳资

关系和员工信息管理等。

3.财务部门资料包括财务人员管理资料、会计报表、涉税

资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务

事项资料、会计账簿、凭证和年度帐套备份光盘等。

4.战略投资部资料和工会文件。

5.登记记录资料包括印章使用登记表、收发文登记、档案

管理登记资料和图书借阅登记表等。

6.签字印模包括签字样本和印章印模等。

7.特殊业务资料。

8.按保存形式分类，包括纸质形式和电子档案形式，后者

包括各种电子表格、电子文档和扫描方式等。

9.按保密性分类，分为绝密档案、机密档案、秘密档案和

一般档案。绝密文件是集团公司的核心档案，包括总裁指定的

绝密事项资料、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果、

公司的重大经营决策和战略投资计划等。机密文件是指非法泄

露后会给集团公司安全和发展造成严重损害的资料，包括集团

公司领导指定的机密事项资料、外单位提供的机密文件资料和

相应的研究成果、集团及控股子公司的决策性会议纪要和股东

会及董事会决议等。

集团公司的档案管理分为三个级别：机密、秘密和一般档

案。机密档案包括公司重要机密文件、涉及高管个人的文件以

及未公布的内部改革计划。秘密档案包括外单位提供的秘密文

件、公司招投标书、关键技术和合同等。其余资料均为一般档

案。

在档案移交时，需要对文件进行修裱、复制或加边，并将

文件折叠理齐。文件应按照时间和关联性进行排列，批复在前，

正件在前，结论在前等。移交人需要填写《档案交接登记表》，

并由部门负责人审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。

归档原则包括按立档单位、年度、自有档案和备案档案、

档案内容分类排序、公司/年度/档案类别/顺序号归档编号等。

档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档，并填写登记

《分类档案目录》，将档案文件有序置放在目录后面。档案文

件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。

立卷管理指的是将同一事项的文件归为一卷，按照时间顺

序排列，形成档案。档案管理员应按照规定的立卷标准进行立

卷管理，确保档案的完整性和准确性。

档案应按照分类原则进行立卷装盒，分类档案资料较少时

可以组合立卷，分类档案资料较多时可以分多盒立卷。档案管

理员需要编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类

档案编号、分类档案名称进行列示。跨年的案件资料、基建项

目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务应

在完结当年立卷归档。

对于单个项目、业务或事项相关的要素，应组合成一个文

档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误

后再归档立卷。例如，单个专题会议相关组合要素包括关于召

开会议的请示与批复、提交会议审议批准的资料、会议期间使

用的资料、会议参考性资