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内业资料整理制度

一、目的

为了规范企业内业资料的整理和管理，提高企业内业资料的质量和效率，确保内业资料的安全和可追溯性，订立本制度。

二、适用范围

本制度适用于企业的职能部门，包含但不限于人力资源、行政、财务、市场营销等部门。

三、内业资料的定义

内业资料是指企业内部生产、经营、组织管理中产生的各类文件、报告、数据、合同等信息的记录和保管。

四、内业资料的收集

职能部门应及时收集与本部门工作相关的内业资料，并保证其真实、准确、完整。

内业资料的收集应尽量依据官方途径，如邮件、系统记录、会议纪要等，以确保资料来源的可靠性和可追溯性。

五、内业资料的归档与管理

内业资料应依照文件归档分类标准进行整理，并建立相应的归档系统。

归档分类标准应依据资料的性质、用途和紧要性进行订立，以便于后续检索和使用。

职能部门应将收集到的内业资料及时整理归档，并记录归档信息，包含资料名称、归档位置、归档日期等。

内业资料的归档位置应明确标注，并定期与归档记录清单进行核对，确保资料的存放位置正确无误。

管理人员应定期审核归档系统，对过时或无用的内业资料进行清理和销毁。

六、内业资料的备份与保护

内业资料的电子版本应定期进行备份，确保资料的安全和可恢复性。备份应保管在可靠的存储设备或云平台上。

职能部门应订立内业资料备份计划，并明确备份频率和备份内容。

内业资料的电子版备份应进行加密和权限掌控，确保资料的机密性和完整性。

内业资料的纸质版本应妥当保管，防止遗失、损坏或泄露。应采取掌控访问、防潮、防火等措施，确保资料的安全。

七、内业资料的使用

内业资料的使用应遵从相关法律法规和企业的规定。

使用内业资料前，应核实资料的准确性和适用性，并确保资料的保密性。未经授权，禁止私自复制、转发、传播内业资料。

内业资料的使用应尽量避开对资料进行二次修改，如确有必需，应记录修改过程和原因，以备查证。

八、内业资料的考核标准

内业资料的准确性和完整性是考核的紧要指标。职能部门应定期进行资料质量抽查，对准确性和完整性不合格的资料进行整改。

内业资料的整理和归档的时效性是考核的紧要指标。职能部门应依照要求及时整理和归档内业资料，如因特殊情况导致未能定时归档，应提前向上级汇报并申请延期。

内业资料备份的规范性和及时性是考核的紧要指标。职能部门应按要求进行定期备份，并保管备份记录，以备查验。

九、责任与惩罚

职能部门主管负有内业资料管理的责任，应确保本部门内业资料的质量和安全。

对违反本制度的行为，职能部门主管有权采取相应的惩罚措施，包含但不限于口头警告、书面警告、通报批判、降低考核分数等。

十、附则

内业资料整理制度的解释权归企业职能部门全部。

本制度自颁布之日起生效，职能部门应在两周内组织实施，并向相关人员进行培训和宣传。

以上制度由企业职能部门订立，旨在规范内业资料的整理和管理。职能部门应依照本制度的要求，加强内业资料的收集、归档、保护和使用，以提高企业内业资料的质量和效率。同时，职能部门主管负有内业资料管理的责任，并负责订立与制度配套的考核机制，以保证职能部门的遵守度和执行力。