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物业公司档案管理制度

1.总则

为规范公司档案管理工作，特制定本办法。

2.公司文档范畴

本制度所指的档案指已经完成的、并有储存价值的各种文件资料。

3.文档的立卷类目、保管期限及代码

公司档案分为文书档案、会计档案、项目管理档案、业主资料等四大类。

档案的管理按公司统一划定的档案归档范畴与保管期限（见附表）进行立

卷归档，建立目录。

公司档案管理实行二级管理方式，公司级资料档案和会计档案为一级管理，分

别由行政部和财务部进行具体的管理工作；项目管理档案和业主资料为二

级管理，由项目管理部明确档案管理人员具体负责管理。

公司级资料档案内容包括：

公司成立时的工商登记资料、公司章程、股东资料、验资报告；

公司工商变更的相干资料；

公司正式行文、重要通知、重要事件的记录、会议纪要、及来往信函、传真

等；

公司的机构设置、规章制度、人力资源管理、质量管理等相干文件；

记录公司经营、发展、变更的有关资料；

内部或对外发行的刊物；

市场调查、新闻媒介发布的有关公司的各种记录；

公司质量体系及运行的相干文件、公司品质管理规范和标准；

公司招投标文件，中标备案文件；

公司的项目拓展工作展开形成的资料和相干文件；

公司经营管理活动中签订的各类合同、协议。

会计档案指财务、会计及其管理方面的文件材料，分为凭证类、帐簿类、报表

类。

会计档案的管理由财务管理制度作出具体管理规定。

项目管理文档包括：

项目管理部在接收验收的各类档案资料和对小区进行管理服务工作中形成

的资料，主要包括项目的接收验收资料、各类技术资料、设施设备的相干

的安装、使用、保护保养、合格证、准用证、保修卡等资料；

管理部制定和下发的规章制度、通知、请示及批复及其他文件资料、小区

创优资料、社区文化建设工作和社区活动的相干资料。

其中，小区在通过创优工作后所形成的全套资料移交公司行政部存档管理。

小区业主资料：指项目部在接收项目时开发商向项目管理部移交的各类业主档

案资料以及在小区管理服务进程中形成的业主资料。

公司档案除纸质文档外，还包括声像资料和电脑储备的资料：

照片文档：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；

影片文档：原版底片、拷贝及文字说明；

录音文档：唱片、录音带；

录像文档：企业文化、企业宣传、文娱和广告活动。

以电子数据储备的各种资料（软盘、硬盘等）

4.档案的保管期限

档案保管期限分为三种，永久：25年以上；长期：5-～25年；短时间：1~5年。

会计档案保管期限分为四种，永久、25年、15年、5年。

项目管理档案和业主资料保管期限分为三种，永久：50年以上；长期：5～50

年；短时间：5年以下。设施设备的档案储存期为其使用期限并再延长3年。

5.档案的年度归档整理要求

归档文件整理原则：遵守文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不

同使用价值，便于保管利用。

质量要求：归档文件应齐全完全，已破旧的文件应予修整，字迹模糊或易退变

的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符

合文档保护要求。

5.3整理办法

装订：归档文件应按卷装订，装订时，每份文件正本在前，草稿在后；正文在前，

附件在后；原件在前，复制件在后；发文在前，转发文在后；来文与复文

作为一件时，复文在前，来文在后。

分类：归档文件采取年度——保管期限进行分类。同一全宗应保持分类办法的稳

固。如果文件较多，可以再分项进行编目整理。

排列：归档文件按事时间、和文件序号排列。会议文件、统计报表等成套性文件

可集中排列。

编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置

加盖归档章并填写相干内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号

等必备项，并可设置挑选项。

编制目录：归档文件应逐件编目，来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录设置编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

编号：文件的排列顺序号

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者