上海机械制造有限公司管理制度.doc

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一、文书档案立卷归档制度

□总则

为了加强本公司各种文书档案资料的管理，保证各种文书档案资料的安全和完整，特制订本制度。

1、各种需归档的文献资料必须定期的（按年、按季、按月、按旬）来立卷归档，本公司内部的在工作中形成的各种有保存价值的文献资料，都必须按本制度的规定，分别立卷归档。2、公文的承办部门或承办人员应保证经办文献的系统完整（公文上的各种附件一律不得抽存）结案后要及时的交给档案室的专职文员来归集存档，由于档案室管理人员因工作变动和因故离职，规定前任人员将有关文献资料交接给后任人员，并办理相关的交接手续，不得带走、藏匿或销毁。

□文书资料的收集管理

各职能部门形成的各种有价值的文书资料,各部门内部需要指定一位专门负责资料收集和整理的人员，由其定期的将本部门的各种文献资料送交至资料室,由档案资料管理人员统一征集、分类、编码、立卷、存档。对于公司外部形成的各种文献资料，规定接受人和承办人员及时的将有关资料交给资料管理人员，对于有些资料需留部门和个人的，可允许保

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留部门复印一份留存，但原件必须交给档案室归档；为保证外来资料有统一入处，因此规定入厂的所有的文献资料都必须通过总经办资料室的文员登记。

凡本公司缮写发出的各种重要的文献资料,必须由总经理签发，由档案室统一编号、统一发放,签发后的文献原件必须留档案室存档。

对于一项由几个部门共同参与办理的工作，那么在工作活动中形成的各种文献资料，由主办部门来收集，再由其统一上交给资料室备案。

会议文献统一由档案室来收集归档：

对于公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动形成的文献资料，相关人员在报差旅费时，必须将重要文献资料交档案室办理归档手续，档案室主管签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

本公司召开的各种会议涉及天天的生产会议，每周的质量分析会议、部门经理主管会议以及其他的一些类型的会议，统一由总经办负责文秘的人员来记录、打印、发放，每月月底把本月的会议记录收集、排序、装订成册，并送至档案室归档。

对于部门内部召开的一些会议，其会议记录由该部门自己保存。

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档案室管理人员和各部门负责资料收集的人员的职责：

各部门负责收集文献资料的人员要对本部门的业务比较熟悉，知悉本部门文献资料的性质、重要性以及归档范围，及时的收集本部门的有关文献资料，并上交给总经办档案室。

档案室管理人员要对各种档案资料的属性、重要性、时效性都要有比较深的了解；认真做好平常文献资料归档时的记录、分类、编码、装订、密封等工作；努力提高自身的服务水平；积极的为各部门的资料的查询和借用提供便利；此外要经常督促各部门的文献资料收集人员及时的将其部门的文献资料及时的上交。

档案管理人员和各部门的资料收集人员都必须严格执行文献资料的归档制度，定期的对文献资料的收集情况进行清查校对，以防漏掉。

□归档范围

第八条重要的会议材料,涉及会议的告知、报告、决议、总结、领导人发言、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定，决议、指令、命令、条例、规定、计划等文献资料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书函件。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

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第十二条本公司反映重要职能活动的报告、总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、记录报表及简报。

第十四条客户对本公司产品质量的投诉资料；本公司内外的产品质量问题的跟踪解决资料。

第十五条本公司与其他有关单位签订的各种协议、协议书等文献资料；本公司销售协议的评审资料；

第十六条公司的章程、营业执照、法人资料、公司设立和变更的资料、股东出资比例资料、验资报告、税务登记资料、以及公司年检资料等文献。

第十七条公司人事行政资料档案：涉及（1）员工个人资料；（2）业绩考核评价资料；（3）员工奖惩记录；（4）聘任、录用、培训、晋级、离职等有关资料；（5）人力资源规划、设计文献；（6）本公司职工劳动